Cách vẽ sơ đồ tổ chức khách sạn 4 sao đầy đủ, chi tiết

Sơ đồ tổ chức khách sạn 4 sao là một hệ thống tổ chức có cấu trúc rõ ràng và chuyên nghiệp, nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả và dịch vụ chất lượng tại khách sạn. Hãy cùng Vạn An Group tìm hiểu về sơ đồ tổ chức nhằm hiểu rõ hơn chức vụ của từng bộ phận phòng ban trong khách sạn.

Sơ đồ tổ chức khách sạn 4 sao gồm những gì?

Việc phân chia rõ ràng nhiệm vụ và cấp bậc cho từng phòng ban giúp chủ khách sạn 4 sao có cái nhìn tổng quan và quản lý hiệu quả hơn. Khi có sai sót xảy ra, việc xác định nguyên nhân và lý do của chúng trở nên dễ dàng hơn. 

Ngoài ra, việc phân chia, tổ chức rõ ràng giúp chủ khách sạn 4 sao hiểu rõ hơn về hoạt động và điểm mạnh, điểm yếu của từng bộ phận, từ đó có thể lập kế hoạch cải thiện, nâng cao chất lượng và điều chỉnh để đạt được kết quả tốt nhất.

Tổng giám đốc 

Tổng giám đốc là người chịu trách nhiệm cao nhất trong việc quyết định mọi hoạt động và hiệu suất thực tế của khách sạn. Tổng giám đốc đồng thời cũng chịu trách nhiệm xây dựng hướng đi và chiến lược phát triển nhằm đảm bảo khách sạn hoạt động ổn định.

Phó tổng giám đốc

Phó Tổng giám đốc là người đóng vai trò hỗ trợ cho Tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành khách sạn. Trong trường hợp Tổng giám đốc vắng mặt, Phó Tổng giám đốc sẽ được ủy quyền tham gia vào các cuộc họp và đưa ra quyết định về các hoạt động hàng ngày của khách sạn. 

Giám đốc quản lý các phòng ban trong sơ đồ khách sạn 4 sao

Trong một khách sạn 4 sao, các phòng ban sẽ tổ chức theo quy mô tương ứng. Để đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng về ăn uống, thư giãn, lưu trú, giải trí, và nhiều dịch vụ khác, khách sạn cần có các giám đốc quản lý các khối và phòng ban như: khối dịch vụ buồng phòng, khối ẩm thực, khối kinh doanh F&B,…

Các giám đốc phụ trách các khối này chịu trách nhiệm xây dựng các quy trình làm việc, giải quyết các vấn đề và sự cố phát sinh không mong muốn. Các thông tin tiến độ được báo cáo định kỳ đến quản lý cấp cao và các giám đốc các khối và các phòng ban đều được đặt dưới sự giám sát của Tổng giám đốc và Phó tổng giám đốc.

Sơ đồ tổ chức khách sạn 4 sao các phòng ban

Khối kinh doanh và tiếp thị

Mỗi nhân viên kinh doanh thường sẽ đảm nhận một lĩnh vực cụ thể như: dịch vụ phòng ở (đối với khách đoàn và khách lẻ), tổ chức các dịch vụ tiệc, hội nghị, họp hành, cũng như quản lý dịch vụ ăn uống bên trong và ngoài khách sạn.

Các nhân viên tiếp thị chịu trách nhiệm lập kế hoạch để quảng bá hình ảnh và sự kiện của khách sạn. Nhiệm vụ của họ cũng bao gồm thu thập thông tin về các nhóm khách hàng tiềm năng và cạnh tranh trong ngành.

Khối ẩm thực F&B 

Bao gồm mọi bộ phận chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ ăn uống, đảm bảo chất lượng và vệ sinh trong toàn bộ khách sạn, từ các khu vực công cộng như sảnh, nhà hàng, cho đến bữa ăn được phục vụ tại phòng, cũng như các sự kiện như buổi tiệc, hội nghị và hội thảo.

Bộ phận dịch vụ phòng

Bao gồm hai bộ phận nhỏ là Tiền sảnh và Quản gia, đây là các đơn vị chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ liên quan đến lưu trú của khách.

Bộ phận Tiền sảnh (FO):

Ngoài việc thực hiện các hoạt động tại tiền sảnh như nhận và trả khách, chào đón, giới thiệu, nhận đặt phòng, và điều hành tổng đài, nhân viên lễ tân còn đóng vai trò là người liên kết và chuyển tiếp các yêu cầu của khách hàng tới các bộ phận liên quan khác.

Ngoài ra, bộ phận Tiền sảnh hiện nay thường được phân thành các đơn vị nhỏ sau:

• Đặt phòng (Reservation): bộ phận sẽ tiếp nhận thông tin đặt phòng từ khách và phối hợp cùng với các bộ phận liên quan để bố trí, sắp xếp phòng theo yêu cầu của khách.
• Lễ tân (Receptionist): có nhiệm vụ tiếp đón, thực hiện và hoàn tất các thủ tục như check-in, check-out, thanh toán,… 
• Tổng đài (Operator): là người đại diện tiếp nhận, xử lý các cuộc gọi từ các đối tác, khách hàng gọi đến khách sạn.
• Nhân viên trực cửa (Bellman, Doorman/Doorgirl)…: là vị trí nhân viên đứng cửa, có trách nhiệm túc trực ở cửa ra vào của khách sạn để mở cửa, đóng cửa và hỗ trợ khách hàng sắp xếp hành lý

Bộ phận Quản gia:

Trong sơ đồ tổ chức khách sạn 4 sao, bộ phận Quản gia là một phần không thể thiếu. Họ chịu trách nhiệm đảm bảo chất lượng của các phòng nghỉ cho khách hàng cũng như sự sạch sẽ của các khu vực trong khách sạn.

Bộ phận tài chính kế toán

Chức năng của bộ phận tài chính – kế toán trong sơ đồ tổ chức khách sạn 4 sao bao gồm:

• Theo dõi, xử lý và duy trì sự cân bằng của tất cả các hoạt động tài chính của khách sạn.
• Đảm bảo tuân thủ các quy định về tài chính theo luật pháp và các quy định của ban Giám đốc.
• Quản lý các vấn đề liên quan đến thu chi như tiền lương, xuất nhập hàng hóa…
• Thu mua, lưu trữ và cung cấp đầy đủ tài liệu và thông tin cho các hoạt động hàng ngày trong khách sạn.
• Sử dụng các số liệu từ bộ phận này để hiểu rõ về các hoạt động diễn ra hàng ngày trong khách sạn và từ đó đưa ra các chiến lược kinh doanh hiệu quả hoặc tiếp tục phát triển.

Bộ phận hành chính nhân sự

Bộ phận nhân sự trong sơ đồ tổ chức khách sạn 4 sao có trách nhiệm trong việc tuyển dụng nhân viên cũng như quản lý các chương trình đào tạo, xây dựng định hướng phát triển, quản lý mối quan hệ giữa các nhân viên, tiền lương, quản lý lao động và phát triển nguồn nhân lực.

Bộ phận kỹ thuật

Có trách nhiệm thực hiện sửa chữa, bảo trì và bảo dưỡng tòa nhà khách sạn cùng các phương tiện bên trong, thực hiện các chương trình bảo dưỡng định kỳ. Các chương trình này được thiết lập để đánh giá và xử lý các hư hỏng có thể xảy ra đối với các trang thiết bị và máy móc, nhằm đảm bảo rằng chúng hoạt động một cách ổn định và không gặp sự cố bất ngờ.

Bộ phận an ninh

Bộ phận an ninh trong cấu trúc tổ chức của khách sạn 4 sao có các nhiệm vụ sau:

• Đảm bảo an ninh và sự an toàn cho khách hàng lưu trú.
• Bảo đảm an ninh và duy trì trật tự trong khách sạn cũng như đối với nhân viên.
• Kiểm soát và giám sát các thiết bị giám định an ninh trong và ngoài khu vực của khách sạn.

Mẫu sơ đồ chức khách sạn 4 sao

• Chủ sở hữu:
  • Tổng Giám đốc:
    • Phó Tổng Giám đốc:
      • Quản lý Nhà hàng:
        • Đầu bếp Trưởng
      • Quản lý Buồng phòng:
        • Nhân viên Buồng phòng
    • Quản lý Lễ tân:
      • Nhân viên Lễ tân
    • Quản lý Bảo trì:
      • Nhân viên Bảo trì

Cách vẽ sơ đồ chức khách sạn 4 sao

Bước 1: Xác định các vị trí và bộ phận chính

Trước hết, cần xác định tất cả các vị trí và bộ phận trong khách sạn. Dưới đây là một số vị trí và bộ phận phổ biến trong một khách sạn 4 sao:

• Chủ sở hữu
• Tổng Giám đốc
• Phó Tổng Giám đốc
• Quản lý Nhà hàng
• Đầu bếp Trưởng
• Quản lý Buồng phòng
• Nhân viên Buồng phòng
• Quản lý Lễ tân
• Nhân viên Lễ tân
• Quản lý Bảo trì
• Nhân viên Bảo trì

Bước 2: Xác định mối quan hệ và thứ bậc

Xác định mối quan hệ và thứ bậc giữa các vị trí và bộ phận. Ai là người báo cáo cho ai, và bộ phận nào thuộc về bộ phận nào.

Bước 3: Chọn công cụ để vẽ

Bạn có thể sử dụng các công cụ vẽ sơ đồ như:

• Microsoft PowerPoint hoặc Visio: Có các mẫu sơ đồ tổ chức có sẵn.
• Google Drawings: Dễ sử dụng và trực tuyến.
• Lucidchart: Một công cụ mạnh mẽ để vẽ sơ đồ trực tuyến.
• Graphing tools như mạng NetworkX với Matplotlib trong Python: Nếu bạn muốn tự động hóa việc vẽ.

Bước 4: Vẽ sơ đồ

• Tạo hộp cho từng vị trí/bộ phận: Đặt tên của mỗi vị trí trong hộp.
• Sắp xếp các hộp theo thứ bậc: Bắt đầu từ trên xuống, từ các vị trí cao nhất đến các vị trí thấp hơn.
• Kết nối các hộp: Vẽ các đường nối giữa các hộp để chỉ ra mối quan hệ báo cáo.

Bước 5: Kiểm tra và điều chỉnh

Kiểm tra sơ đồ để đảm bảo tất cả các mối quan hệ và thứ bậc đều được thể hiện đúng và dễ hiểu. Điều chỉnh bố cục nếu cần để làm cho sơ đồ rõ ràng hơn.

Qua bài viết này, Vạn An Group đã cung cấp những thông tin liên quan tới sơ đồ tổ chức khách sạn 4 sao nhằm giúp bạn đọc có cái nhìn tổng quan về cách các bộ phận hoạt động cùng nhau để cung cấp trải nghiệm chất lượng cao cho khách hàng. Nếu khách hàng có những thắc mắc liên quan đến những nội dung khác, hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline 0985 385 102 hoặc email: vngroupcenter@gmail.com để biết thêm thông tin chi tiết.

Xem thêm: 15+ Mẫu sơ đồ tổ chức công ty đơn giản