Use Case quản lý khách sạn là gì? Sơ đồ, đặc tả Use Case trong khách sạn

Các khách sạn không ngừng tìm kiếm giải pháp để tối ưu hóa quy trình quản lý nhằm nâng cao hiệu quả vận hành. Biểu đồ Use Case được phát triển nhằm hỗ trợ khách sạn tối ưu hóa quy trình vận hành từ việc đặt phòng, check-in đến quản lý dịch vụ, từ đó cải thiện hiệu suất kinh doanh. Bài viết này, Vạn An Group sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan và hướng dẫn chi tiết về sơ đồ, biểu đồ cũng như cách vẽ Use Case quản lý khách sạn.

Giới thiệu chung về use case quản lý khách sạn 

Use case là một phương pháp trong kỹ thuật phần mềm giúp xác định các yêu cầu chức năng của hệ thống quản lý khách sạn. Nó mô tả chi tiết các thao tác mà người dùng (còn gọi là “actor” – như nhân viên, quản lý hoặc khách hàng) thực hiện khi tương tác với hệ thống. 

Tùy thuộc vào quy mô và yêu cầu của từng khách sạn, các use case sẽ có sự khác biệt, nhưng về cơ bản, mỗi hệ thống đều có những use case riêng biệt để xử lý các thao tác quan trọng.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tập trung vào các use case quản lý khách sạn có quy mô vừa, bao gồm các hoạt động cơ bản như quản lý thông tin khách hàng, đặt phòng và trả phòng, lập các báo cáo cơ bản, và quản lý nhân viên. Những thao tác này giúp hệ thống vận hành một cách hiệu quả, từ việc quản lý dữ liệu khách hàng đến tối ưu hóa công việc hàng ngày của khách sạn.

Sơ đồ use case quản lý khách sạn

Sơ đồ use case là một biểu đồ trực quan mô tả các tương tác giữa các tác nhân (actors) và hệ thống quản lý. Dưới đây chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn một số biểu đồ use case quản lý khách sạn:

Sơ đồ use case quản lý khách sạn trong bộ phận Lễ tân

Sơ đồ use case trong bộ phận lễ tân mô tả các hoạt động liên quan đến việc tiếp nhận và quản lý khách lưu trú. 

Sơ đồ use case quản lý khách sạn tại Bộ phận Kế toán

Sơ đồ Use Case tại bộ phận này tập trung vào các quy trình liên quan đến giao dịch và xử lý tài chính.

 Sơ đồ use case quản lý khách sạn tại Bộ phận Kinh doanh

Use Case của bộ phận kinh doanh tập trung vào các hoạt động tìm kiếm khách hàng và phát triển thị trường.

 Sơ đồ use case quản lý khách sạn tại Bộ phận Nhân sự

Sơ đồ use case bộ phận nhân sự tập trung vào việc quản lý nguồn nhân lực, từ tuyển dụng đến phát triển và duy trì đội ngũ nhân viên.

Sơ đồ use case quản lý nhà hàng khách sạn

Sơ đồ use case quản lý nhà hàng sẽ tập trung vào việc cung cấp các dịch vụ ăn uống và tổ chức tiệc, sự kiện.

Đặc tả use case quản lý khách sạn

Như đã đề cập ở phần trước, bài viết này tập trung vào các Use Case quản lý khách sạn quy mô vừa. Do đó, phần đặc tả cũng sẽ giới thiệu các chức năng cốt lõi trong quản lý khách sạn quy mô vừa. 

Use case đăng nhập

Đối tượng sử dụng (Actor)

• Lễ tân
• Nhân viên kế toán
• Nhân viên kinh doanh
• Nhân viên dịch vụ
• Nhân viên nhân sự

Mô tả Use case

• Tên Use Case: Đăng Nhập
• Mục đích: Cho phép người dùng đăng nhập vào hệ thống để thực hiện các chức năng quản lý khác nhau.

Các bước thực hiện

• Hệ thống yêu cầu người dùng cung cấp tên đăng nhập và mật khẩu.
•  Người dùng nhập tên đăng nhập và mật khẩu vào các trường tương ứng.
• Hệ thống kiểm tra thông tin đăng nhập. Nếu thông tin đúng, hệ thống cho phép người dùng truy cập và hệ thống và phân quyền dựa trên tùy loại nhân viên. Nếu thông tin sai, hệ thống báo lỗi và yêu cầu người dùng nhập lại thông tin. 

Use case đăng xuất

Đối tượng sử dụng bao gồm các thành viên trong use case đăng nhập

Mô tả use case

• Tên Use Case: Đăng Xuất
• Mục đích: Cho phép người dùng thoát khỏi hệ thống để bảo vệ thông tin cá nhân và ngăn chặn truy cập trái phép.

Các bước thực hiện

• Người dùng thực hiện chức năng đăng xuất khỏi hệ thống.
• Hệ thống hiển thị yêu cầu xác nhận từ người dùng.
• Người dùng xác nhận việc đăng xuất.
• Hệ thống đăng xuất tài khoản của người dùng. Nếu người dùng không xác nhận, hệ thống sẽ giữ nguyên trạng thái hiện tại.

Use case đặt phòng

Đối tượng sử dụng (Actor): Lễ tân

Mô tả use case

• Tên Use Case: Đặt Phòng
• Mục đích: Cho phép bộ phận lễ tân tiếp nhận và xử lý yêu cầu đặt phòng của khách hàng.

Các bước thực hiện

• Đăng nhập vào hệ thống: Nhân viên lễ tân đăng nhập vào hệ thống quản lý.
• Chọn chức năng đặt phòng: Nhân viên chọn chức năng đặt phòng cho khách hàng.
• Nhập thông tin khách hàng: Hệ thống hiển thị form yêu cầu nhập thông tin khách hàng và ngày nhận phòng (bao gồm số CMND, họ tên, địa chỉ, số điện thoại).
• Kiểm tra tình trạng phòng: Hệ thống tự động kiểm tra tình trạng phòng cho ngày yêu cầu.
  • TH1: Nếu còn phòng trống:
    • Nhân viên lễ tân chọn phòng và nhấn nút “Đăng ký” để hoàn tất đặt phòng.
    • Hệ thống lưu thông tin đặt phòng.
  • TH2: Nếu không còn phòng trống:
    • Hệ thống thông báo hết phòng và yêu cầu chọn loại phòng khác hoặc thời gian khác.
    • Nhân viên lễ tân thông báo cho khách và tiếp tục tìm kiếm hoặc hủy phiếu đăng ký.

Use case tìm thông tin đặt phòng

Đối tượng sử dụng (Actor): Lễ tân

Mô tả use case: Giúp lễ tân tìm kiếm và xác nhận thông tin đặt phòng của khách hàng đã đặt trước.

Các bước thực hiện:

• Lễ tân đăng nhập vào hệ thống và chọn chức năng “Tìm thông tin đặt phòng”.
• Lễ tân nhập số CMND của khách hàng để tìm kiếm thông tin đặt phòng.
• Hệ thống tìm kiếm thông tin đặt phòng dựa trên số CMND đã nhập. Nếu thành công hệ thống sẽ trả về kết quả cho lễ tân. Nếu không tìm thấy thông tin, hệ thống thông báo cho lễ tân biết.

Use case lập phiếu dịch vụ

Đối tượng sử dụng (Actor): Lễ tân

Mô tả use case: Ghi nhận và lập phiếu cho các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu

Các bước thực hiện:

• Lễ tân đăng nhập vào hệ thống và chọn chức năng lập phiếu dịch vụ.
• Hệ thống tạo ra phiếu dịch vụ dựa trên thông tin nhận phòng và yêu cầu của khách hàng.
• Nhân viên lễ tân chọn các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu.
• Hệ thống lưu lại phiếu sử dụng dịch vụ và thông tin chi tiết.

Use case thống kê doanh thu

Đối tượng sử dụng (Actor): Nhân viên kế toán

Mô tả use case: Giúp nhân viên kế toán thống kê doanh thu của khách sạn theo các khoảng thời gian khác nhau.

Các bước thực hiện:

• Nhân viên kế toán đăng nhập vào hệ thống và chọn chức năng thống kê.
• Hệ thống hiển thị menu thống kê theo ngày, tháng, quý, hoặc năm.
• Nhân viên kế toán chọn một trong các mục và hệ thống sẽ thực hiện thống kê.
• Hệ thống in ra báo cáo doanh thu theo yêu cầu.

Hướng dẫn vẽ use case quản lý khách sạn

Vẽ use case có thể trở nên dễ dàng hơn với sự hỗ trợ của các công cụ như Microsoft Visio, Lucidchart hoặc Draw.io. Bạn chỉ cần xác định các thành phần chính và liên kết chúng theo quy trình hợp lý.

Các bước thực hiện:

• Bước 1: Lên danh sách các use case chính của hệ thống.
• Bước 2: Sử dụng công cụ để vẽ sơ đồ với các biểu tượng actor, use case.
• Bước 3: Kết nối các actor với các use case tương ứng.

Như vậy, việc sử dụng sơ đồ và biểu đồ use case quản lý khách sạn mang lại nhiều lợi ích, trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý. Hy vọng những nội dung Vạn An Group chia sẻ ở trên sẽ hữu ích với quý bạn đọc phục vụ cho công việc của mình.