Top 11 phần mềm quản lý nhà hàng khách sạn phổ biến hiện nay

Nếu bạn đang gặp phải một hoặc nhiều vấn đề liên quan đến quản lý khách sạn, giải pháp hiệu quả dành cho bạn ngay lúc này chính là sử dụng một phần mềm quản lý nhà hàng khách sạn chuyên biệt. Vậy, trong thị trường phần mềm quản lý khách sạn và nhà nghỉ, có những sản phẩm nào được sử dụng phổ biến và được ưa chuộng nhất hiện nay? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây với Vạn An Group.

Phần mềm quản lý nhà hàng khách sạn là gì?

Phần mềm quản lý nhà hàng khách sạn hay tiếng anh gọi là Property Management System (PMS). Đây là phần mềm được thiết kế với mục đích hỗ trợ việc quản lý và vận hành khách sạn, cung cấp các tính năng cơ bản như đặt phòng, theo dõi tình trạng phòng, quản lý buồng phòng, quản lý tài chính, báo cáo doanh thu hàng ngày, quản lý khách, dự báo thống kê, điều khiển từ xa. quản lý, và nhiều chức năng hỗ trợ khác.

Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng khách sạn?

Việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn sẽ giúp cải thiện hiệu quả vận hành của khách sạn hoặc nhà nghỉ của bạn, đồng thời mang lại sự chính xác và tốc độ cao hơn thông qua các tính năng đặc biệt được thiết kế cho mọi bộ phận. Một số lợi ích có thể kể đến như: 

• Giúp quá trình quản lý, giám sát khách sạn chuyên nghiệp hơn. Giải quyết các vấn đề phát sinh nhanh chóng hơn.
• Có thể sử dụng online, điều này sẽ giúp các dữ liệu trên máy tính không lo bị mất hay gặp lỗi trong quá trình tính toán.
• Giao diện phần mềm đẹp mắt, thiết kế hiện đại, thân thiện với người dùng.
• …

Top 11 phần mềm quản lý nhà hàng khách sạn tốt nhất hiện nay

Dưới đây là top 11 phần mềm quản lý nhà hàng khách sạn tốt, dễ sử dụng cho các khách sạn:

1. KiotViet

KiotViet đã trở thành phần mềm quản lý bán hàng được sử dụng bởi hơn 200.000 doanh nghiệp cho đến năm 2023. Được biết đến như một trong những giải pháp quản lý bán hàng hàng đầu hiện nay, KiotViet đáp ứng nhu cầu của mọi ngành hàng. Với mỗi lĩnh vực, KiotViet đã phát triển các phiên bản phần mềm với các tính năng đặc biệt và phù hợp. 

Các tính năng nổi bật của phần mềm KiotViet Hotel bao gồm:

• Theo dõi chi tiết sơ đồ phòng trực tiếp trên máy tính và điện thoại thông minh đã cài đặt phần mềm KiotViet Hotel. Tính năng này cho phép lễ tân kiểm tra phòng trống, đặt phòng, đặt cọc trước, và tự động tính tiền phòng theo thời gian thực chính xác tuyệt đối, từ đó giảm thời gian nhận và trả phòng.
• Xem lịch sử sử dụng phòng dưới dạng lưới thời gian, giúp quản lý phòng trống, phòng đang có khách, phòng sắp trả phòng, và phòng đã đặt trước để có kế hoạch dọn dẹp và đón tiếp phù hợp.
• Kiểm tra và đặt phòng trống một cách dễ dàng.
• Hỗ trợ tìm kiếm phòng đã đặt trước theo tên hoặc số điện thoại của khách hàng. Tự động nhập thông tin khách hàng chỉ trong 3 giây và xuất file danh sách khách lưu trú theo mẫu khai báo của Bộ Công An, giúp tiết kiệm thời gian check-in và thao tác.
• Hỗ trợ chủ khách sạn, nhà nghỉ thiết lập bảng giá linh hoạt theo giờ, nấc bậc thang, ngày, hạng khách và hạng phòng.
• Xác nhận trả phòng và tạo hóa đơn thanh toán nhanh chóng và chính xác, dựa trên thời gian check-in/check-out của khách hàng.
• Hỗ trợ thanh toán qua các phương thức như quét mã QR, tiền mặt, chuyển khoản, và quẹt thẻ.
• Xem tổng quan về công suất sử dụng và doanh thu của các phòng, giúp nhận định rõ ràng về tình trạng của phòng.
• Theo dõi và quản lý kho với các báo cáo xuất/nhập/tồn kho, công nợ, sổ quỹ, và báo cáo bán hàng.
• Dễ dàng quản lý các hoạt động kinh doanh, theo dõi từ xa và nhận thông báo trực tiếp trên điện thoại di động.

2. GiHoTech

Phần mềm quản lý khách sạn Gihotech là sản phẩm của Công Ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt Á, được sử dụng bởi hơn 500 khách hàng trong lĩnh vực khách sạn, resort trên toàn quốc.

Các tính năng nổi bật của phần mềm bao gồm:

• Tự động cập nhật thông tin về hoạt động đặt và trả phòng của khách hàng.
• Giao diện phần mềm đơn giản, hỗ trợ Tiếng Việt và Tiếng Anh.
• Bảo mật và phân quyền cho từng người dùng, đồng thời lưu lại lịch sử hoạt động của mỗi tài khoản.
• Quản lý phần mềm từ xa một cách dễ dàng.
• Liên kết với các phần mềm khác như phần mềm kế toán, bán hàng, mua hàng, quản lý tổng đài, và hóa đơn điện tử.
• Cung cấp các báo cáo chi tiết để dễ dàng phân tích tình hình kinh doanh.

3. Sky Hotel

Skyhotel là một phần mềm quản lý khách sạn đáng tin cậy và chuyên nghiệp, giúp việc quản lý khách sạn của bạn trở nên đơn giản và thuận tiện. Phần mềm này phù hợp với các loại hình khách sạn từ 1 đến 5 sao, resort, biệt thự, chung cư, khách sạn mini, nhà nghỉ và nhiều loại hình khác.

Dưới đây là một số tính năng nổi bật của phần mềm Sky Hotel:

• Hỗ trợ giám sát và quản lý trạng thái các phòng, giá phòng và thời gian check-in/check-out của khách hàng.
• Dễ dàng quản lý trạng thái phòng, sơ đồ phòng trống theo từng loại phòng, giá phòng và thời gian.
• Hiển thị nhật ký đặt phòng và tự động cập nhật thông tin về thời gian khách sắp nhận phòng.
• Hỗ trợ đặt phòng trước theo từng khách lẻ hoặc theo đoàn.
• Quản lý kho, danh sách dịch vụ và sơ đồ của khách sạn.
• Quản lý và tổng hợp các chi phí của khách sạn.
• Hỗ trợ tạo và phân tích các báo cáo chi tiết về hoạt động kinh doanh.

4. Smile

Hệ thống phần mềm Smile là một công cụ quản lý khách sạn hiệu quả, phù hợp cho mọi loại hình khách sạn và resort, từ nhỏ đến lớn. Phần mềm này cung cấp nhiều tính năng hỗ trợ cho các bộ phận khác nhau.

Dưới đây là một số tính năng nổi bật của phần mềm Smile:

• Smile FO: Được thiết kế đặc biệt cho bộ phận tiền lễ tân, Smile FO giúp dễ dàng thực hiện các công việc như check in, check out, đặt phòng, thanh toán và quản lý thông tin lưu trú.
• Smile POS: Với Smile POS, bộ phận thu ngân có thể quản lý menu, nhà cung cấp và thông tin khách hàng một cách hiệu quả.
• Smile BO: Phần mềm kế toán Smile BO tổng hợp doanh thu từ Smile FO và Smile POS để quản lý chi phí, công nợ phải thu và phải trả.
• Smile HR: Smile HR hỗ trợ việc quản lý nhân sự, phân ca làm việc, chấm công bằng thẻ, tính lương và in phiếu lương.

5. EzCloudhotel

EzCloudhotel là một phần mềm quản lý khách sạn toàn diện phù hợp cho quy mô từ nhỏ đến lớn, cho phép bạn kiểm soát hoạt động của khách sạn mọi lúc, mọi nơi, ngay cả khi không có kết nối internet. Phần mềm này cho phép quản lý đặt phòng, kiểm soát buồng phòng, quản lý chuỗi khách sạn và kiểm soát người dùng một cách dễ dàng và hiệu quả.

Dưới đây là một số tính năng nổi bật của phần mềm EzCloudhotel:

• Đặt phòng và quản lý đặt phòng dễ dàng và nhanh chóng.
• Tự động tổng hợp báo cáo và thống kê số liệu về khách đến, khách đi và lợi nhuận của khách sạn.
• Hỗ trợ quản lý khách sạn từ xa.
• Dễ dàng tính tiền khách hàng theo thời gian thực.
• Tính năng bàn giao ca giúp nhân viên lễ tân bàn giao tiền mặt và các công việc cần lưu ý cho ca sau, cũng như rà soát lại tất cả các giao dịch phát sinh trong ca.
• Xử lý và phân loại khách hàng với các thông tin quan trọng như tổng số khách hàng, thời gian sử dụng dịch vụ và tần suất quay trở lại.
• Hỗ trợ đa nền tảng: trên máy tính, điện thoại di động Android và iOS.

6. Tcsoft Hotel

Tcsoft Hotel là một phần mềm quản lý khách sạn được thiết kế đặc biệt để điều hành các mô hình nhà nghỉ, khách sạn, và homestay nhỏ. Phần mềm này hỗ trợ việc quản lý đặt phòng cho khách hàng dễ dàng thông qua hệ thống sơ đồ phòng trực quan, cho phép nhận biết tình trạng của các loại phòng trống hoặc đã có khách ở thông qua các màu sắc và biểu tượng rõ ràng.

Dưới đây là một số tính năng nổi bật của phần mềm:

• Quản lý thu chi và công nợ.
• Dễ dàng quản lý tình trạng phòng và h nhận trả phòng.
• Biểu đồ thống kê chính xác giúp hiểu rõ và đánh giá tình hình kinh doanh khách sạn.
• Thống kê hiệu suất của phòng theo từng ngày và tháng để quản lý có thể đánh giá và điều chỉnh kịp thời để tăng công suất đặt phòng.
• Quản lý đặt phòng cho cả khách đoàn và khách lẻ.
• Hỗ trợ đa nền tảng trên máy tính và điện thoại di động.

7. Opera

Phần mềm quản lý khách sạn Opera ra đời từ rất sớm và đã trở thành một trong những phần mềm phổ biến nhất hiện nay. Với đầy đủ các tính năng, nó giúp cho nhân viên khách sạn thực hiện tốt các công việc hàng ngày và đáp ứng mọi yêu cầu của khách lưu trú.

Dưới đây là một số tính năng nổi bật của phần mềm này:

• Cung cấp đầy đủ các tính năng chính hỗ trợ công việc quản lý khách sạn như check-in, check-out, quản lý chuỗi khách sạn, tiết kiệm năng lượng, theo dõi tài chính, và tích hợp tổng đài tính cước điện thoại.
• Tập hợp các tính năng thiết lập và tự động kiểm soát tỷ lệ, báo giá, phân tích và dự báo doanh thu.
• Giao diện đẹp và thân thiện, quy trình thao tác đơn giản và nhanh chóng.
• Hỗ trợ tích hợp đa ngôn ngữ, dễ dàng sử dụng.

8. OHOTEL

OHOTEL là phần mềm tích hợp các công nghệ mới nhất trong quản lý, giúp tối ưu hóa hoạt động của khách sạn và nhà nghỉ, đồng thời tiết kiệm chi phí và thời gian hợp lý nhất.

Dưới đây là những tính năng nổi bật của OHOTEL:

• Sử dụng được offline trên máy tính, đảm bảo rằng phần mềm vẫn hoạt động bình thường ngay cả khi mất kết nối mạng, và có thể quản lý trên điện thoại.
• Quản lý theo thời gian thực, nhân viên sẽ không có khả năng sửa đổi.
• Quản lý nhân viên một cách chặt chẽ, giảm thiểu tối đa nguy cơ nhân viên gian lận.
• Tích hợp phần cứng tự động quản lý thiết bị điện trong phòng, giúp tiết kiệm năng lượng.
• Tích hợp khóa thẻ từ vào hệ thống phần mềm.
• Phân quyền tài khoản và nhóm tài khoản linh hoạt.
• Mã hóa dữ liệu để đảm bảo tính bảo mật cho hệ thống dữ liệu.

9. Sophia PMS

Phần mềm quản lý khách sạn Sophia PMS được coi là một trong những phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất, phù hợp với các mô hình kinh doanh như chuỗi khách sạn, nhà nghỉ, spa,…

Dưới đây là một số tính năng nổi bật của phần mềm này:

• Quản lý lịch đặt phòng và xem thông tin chi tiết đặt phòng một cách dễ dàng.
• Dễ dàng tìm kiếm thông tin hồ sơ của khách hàng.
• Hiển thị trạng thái phòng dưới các màu sắc khác nhau để dễ dàng nhận biết.
• Tích hợp quản lý dịch vụ từ các điểm bán hàng POS.
• Tự động tạo hóa đơn cho cả khách lẻ và khách đoàn.
• Quản lý đặt phòng cho cả khách đoàn và khách lẻ.
• Quản lý, tổng hợp báo cáo doanh thu theo tiền phòng, phụ thu, dịch vụ nhà hàng, spa,… của khách sạn.
• Hỗ trợ đa nền tảng trên máy tính và điện thoại di động chạy hệ điều hành Android và iOS.

10. AZ Hotel

AZ Hotel là một phần mềm quản lý khách sạn được thiết kế đặc biệt để phục vụ cho các resort lớn có chuỗi hệ thống từ 2 đến 5 sao, với quy mô tối đa là 5.000 phòng và trên 20 chi nhánh.

Dưới đây là một số tính năng nổi bật của phần mềm AZ Hotel:

• Quản lý toàn bộ thông tin về khách sạn, bảng giá và thiết lập các thông số hoạt động như thuế giá trị gia tăng, chương trình khuyến mãi,…
• Dễ dàng quản lý đặt phòng cho khách lẻ và khách đoàn.
• Quản lý đặt cọc, hủy cọc và áp dụng phạt hủy đặt cọc.
• Tự động tìm kiếm và sắp xếp phòng.
• Check in, check out cho khách hàng nhanh chóng.
• Quản lý và tra cứu chi tiết thông tin cũng như lịch sử giao dịch của khách đặt phòng.
• Tra cứu thông tin khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác.
• Cung cấp các báo cáo dưới dạng biểu đồ hoặc bảng lưới linh động để dễ dàng phân tích tình hình kinh doanh.

11. Phần mềm quản lý khách sạn Odoo ERP

Phần mềm Odoo ERP sở hữu những tính năng tuyệt vời giúp doanh nghiệp khách sạn từ 1-5 sao quản lý tốt các hoạt động như đặt phòng, dịch vụ hỗ trợ…Ngoài lĩnh vực nhà hàng khách sạn, Odoo ERP còn hỗ trợ các doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực khác.

Tính năng nổi bật của Odoo ERP

• Quản lý quầy lễ tân một cách hiệu quả với tính năng như yêu cầu đặt phòng với đầy đủ thông tin liên quan.
• Tính linh hoạt cao trong việc giao nhiệm vụ cho nhân viên nội bộ thuộc nhiều bộ phận khác nhau.
• Tích hợp các tính năng kế toán như thống kê báo cáo, thanh toán, tự động tạo và kiểm soát hóa đơn.
• Tích hợp báo cáo mức độ làm việc các nhân viên.
• Tích hợp cơ sở dữ liệu và module quản lý khách sạn hiệu quả
• Bảo mật cao, dễ thao tác.

Phương pháp đánh giá một phần mềm quản lý khách sạn tốt

Một phần mềm quản lý nhà hàng khách sạn tốt cần phải cung cấp đầy đủ những tính năng tiện nghi và đồng thời cũng tiết kiệm thời gian, chi phí gồm:

Cung cấp đầy đủ tính năng cơ bản

Việc đáp ứng những tính năng cơ bản là yêu cầu quan trọng đối với một phần mềm quản lý khách sạn. Ngoài ra, cần phải xác định vấn đề mà khách sạn đang gặp phải nhằm đưa ra giải pháp phù hợp nhất.

Giá thành hợp lý

Chi phí đầu tư vào các phần mềm công nghệ là không hề nhỏ, tùy từng chức năng mà giá thành có thể khác nhau. Do đó, cần phải cân nhắc rõ ràng các tính năng cần thiết với mức giá và ưu đãi đi kèm để tiết kiệm chi phí.

Giao diện dễ nhìn, thao tác đơn giản

Nhằm tiết kiệm thời gian và hạn chế tối đa sai sót trong quá trình vận hành, giao diện phần mềm cần được thiết kế dễ sử dụng, thân thiện và thao tác đơn giản.

Độ bền bỉ cao

Các phần mềm quản lý cần phải sử dụng liên tục 24/24. Do đó, thiết bị yêu cầu độ bền bỉ và công suất hoạt động cao để đáp ứng. Đặc biệt trong giờ cao điểm, khi lưu lượng khác sử dụng dịch vụ rất cao.

Tương thích với thiết bị

Để tiết kiệm chi phí đáng kể cho một số thiết bị, chủ doanh nghiệp nên chọn phần mềm quản lý nhà nghỉ có khả năng tương thích với các thiết bị khác như máy in, máy tính, máy quét mã vạch,…

Sử dụng công nghệ điện toán đám mây

Dữ liệu khách sạn và thông tin kinh doanh của khách sạn cần phải đảm bảo tính bảo mật tốt nhất. Việc sử dụng công nghệ điện toán đám mây sẽ giúp giải quyết những vấn đề về tính bảo mật và đồng bộ thông tin.

Quản lý chuỗi chi nhánh

Các doanh nghiệp có xu hướng kinh doanh theo chuỗi chi nhánh để tăng độ nhận biết. Với phần mềm thu ngân ở nhà hàng hay khách sạn, chủ đầu tư có thể kiểm soát các giao dịch hay quản lý nhiều chi nhánh cùng một lúc trên cùng một thiết bị.

Hỗ trợ chăm sóc khách hàng

Đối với các sản phẩm công nghệ sẽ có những rắc rối trong quá trình sử dụng gây ra nhiều vấn đề cho nhà hàng, khách sạn. Chính vì vậy, sự hỗ trợ kịp thời từ đơn vị cung cấp phần mềm là rất cần thiết. 

Qua bài viết này, Vạn An Group đã chia sẻ cho bạn top 10 phần mềm quản lý nhà hàng khách sạn phổ biến hiện nay. Hy vọng bạn đọc sẽ tìm được công cụ phù hợp với mong muốn của mình. Mọi thắc mắc liên quan đến bài viết, hãy liên hệ với chúng tôi qua Hotline 0985 385 102 hoặc Email: vngroupcenter@gmail.com để được hỗ trợ tư vấn!

Xem thêm:

• EAM là gì? Vai trò của EAM trong vận hành khách sạn
• Các bước trong quy trình quản lý khách sạn chi tiết
• Mọi thông tin cần biết về ngành quản lý khách sạn