Các khách sạn luôn tìm kiếm những giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động của mình. Hệ thống EAM được phát triển nhằm hỗ trợ khách sạn quản lý tài sản, cơ sở vật chất, từ đó tối ưu hoạt động kinh doanh. Trong bài viết này, Vạn An Group sẽ cùng bạn đọc tìm hiểu chi tiết “EAM là gì” tại sao khách sạn nên sử dụng EAM và cách sử dụng EAM hiệu quả trong kinh doanh khách sạn.
EAM là gì? EAM là gì trong khách sạn?
EAM, viết tắt của “Enterprise Asset Management” (Quản lý Tài sản Doanh nghiệp), là hệ thống giúp doanh nghiệp quản lý việc bảo trì và sửa chữa các thiết bị phổ biến, đảm bảo hiệu quả và an toàn của cơ sở vật chất, hạ tầng.
Trong ngành khách sạn, EAM đóng vai trò như một công cụ quản lý và duy trì cơ sở vật chất và tài sản của khách sạn, giúp giảm thiểu tình trạng mất mát và tăng cường hiệu suất sử dụng tài sản khách sạn. Điều này giúp kéo dài tuổi thọ hoạt động, giảm chi phí và thúc đẩy tăng trưởng doanh thu của khách sạn.
EAM được sử dụng một cách phù hợp và linh hoạt các vai trò, chức năng trong từng quy mô/cấp độ của các cơ sở lưu trú khách sạn khác nhau. Những chức năng thường gặp của EAM đó là: Quản lý hàng tồn kho; quản lý tài liệu, tin tức, dữ liệu về hàng hóa, cơ sở vật chất; quản lý 1 hoặc hệ thống website; Quản lý mua hàng, Quản lý kế toán, tài chính; Quản lý dự án; Quản lý nhân sự, hiệu suất làm việc của nhân sự; Quản lý hợp đồng giao dịch…
Lợi ích của EAM là gì?
Kiểm soát hoạt động của máy móc và thiết bị: Đảm bảo máy móc, thiết bị hoạt động với hiệu suất tốt và chi phí vận hành thấp.
1. Giảm thiểu rủi ro
EAM theo dõi định kỳ và cung cấp cảnh báo quan trọng cho bộ phận vận hành về các nguy cơ có thể xảy ra trong quá trình hoạt động của tài sản, thiết bị.
Cung cấp thông tin về lịch sử hoạt động và đề xuất để người quản lý có thể lập kế hoạch xử lý trước khi xảy ra sự cố, giúp giảm thiểu tai nạn lao động và ngăn ngừa các vấn đề môi trường.
2. Giảm chi phí
Tối ưu hóa việc quản lý vật tư và phụ tùng trong kho, đảm bảo rằng vật tư dự phòng luôn ở mức an toàn để tránh lãng phí và giảm thiểu việc phải đặt hàng gấp hoặc hàng đắt đỏ, chất lượng kém.
Giảm thiểu chi phí sửa chữa đột xuất khi thiết bị gặp sự cố, đồng thời giảm tổn thất do thiết bị không hoạt động gây ra ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất và kinh doanh.
3. Nâng cao giá trị doanh nghiệp
Theo dõi, phân tích, đánh giá và thực hiện các điều chỉnh phù hợp trong quản lý và vận hành nhằm tối ưu hiệu quả sản xuất và kinh doanh, đồng thời tạo ra giá trị ngày càng cao cho doanh nghiệp.
Vai trò của EAM là gì trong ngành khách sạn
Khách sạn cần sử dụng Enterprise Asset Management để quản lý các tài sản cơ sở hạ tầng và thiết bị trong phòng khách sạn, bao gồm tivi khách sạn, tủ lạnh khách sạn, máy lạnh, hệ thống điều hòa trung tâm, máy phát điện, thang máy, quầy lễ tân khách sạn, cơ sở vật chất tại bếp khách sạn và những cơ sở vật chất khác.
EAM hỗ trợ việc duyệt nên mua sản phẩm/cơ sở vật chất khách sạn nào? để sử dụng phù hợp và tối ưu công năng, xây dựng kế hoạch bảo dưỡng và theo dõi tài sản khách sạn một cách hiệu quả, đảm bảo hoạt động liên tục, hoạt động tốt và an toàn.
Hệ thống này giúp tối ưu hóa việc sử dụng tài sản, giảm chi phí bảo trì và cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng. Đồng thời, EAM cũng nâng cao hiệu suất kinh doanh và lợi nhuận của khách sạn.
Mục tiêu của EAM là gì?
Bằng việc đầu tư vào EAM, doanh nghiệp xây dựng một hình ảnh tổng thể đáng tin cậy về quản lý tài sản và thiết bị hiện đang được sử dụng và vận hành tại các đơn vị, bộ phận, khu vực, bao gồm cả thiết bị cố định và di động.
Tài sản được quản lý, giám sát tập trung
Hệ thống quản lý tài sản doanh nghiệp (EAM) tập trung quản lý tất cả các tài sản trên một nền tảng duy nhất, giúp người quản lý dễ dàng truy cập thông tin cần thiết và thực hiện các nhiệm vụ quản lý tài sản theo độ ưu tiên khác nhau. Thông qua việc tổng hợp dữ liệu từ các phòng ban, nền tảng này tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định và cung cấp các cảnh báo kịp thời và chính xác hơn về các vấn đề.
Xây dựng chiến lược phòng ngừa bảo trì
Để duy trì hoạt động tốt của thiết bị, cơ sở vật chất – EAM có thể quản lý lịch sử hư hỏng của thiết bị, cơ sở vật chất từ đó giúp doanh nghiệp có thể sử áp dụng các phương pháp bảo trì phòng ngừa dựa trên lịch sử hư hỏng trước đó. Điều này giúp giải quyết và giảm thiểu tối đa các nguy cơ hỏng hóc đột ngột có thể xảy ra.
Quản lý rủi ro, vòng đời tài sản, cơ sở hạ tầng
EAM ghi nhận và đánh giá dữ liệu hoạt động thường xuyên của tài sản là một phần quan trọng trong việc xây dựng chiến lược quản lý rủi ro trong nghiệp vụ quản lý vòng đời tài sản. Qua việc này, ta có thể dự đoán tốt hơn thời điểm cần thực hiện sửa chữa hoặc thay thế tài sản.
Tối đa hóa hiệu năng hoạt động tài sản khách sạn
Các thiết bị đo lường, tự động hóa giám sát và phân tích dữ liệu của EAM có khả năng cung cấp dữ liệu theo thời gian thực của tài sản và phân tích, đánh giá tài sản đó để cung cấp cảnh báo và hành động khắc phục kịp thời cho doanh nghiệp. Điều này giúp kéo dài hiệu suất và tuổi thọ của tài sản, đồng thời cung cấp báo cáo về bất kỳ hoạt động bảo trì phòng ngừa nào có thể cần thiết thực hiện.
Chuẩn hóa quy trình quản lý
Hệ thống EMA cho phép các nhóm bảo trì quản lý trên một nền tảng duy nhất, với các quy trình nghiệp vụ được chuẩn hóa và dữ liệu được quản lý tập trung. Điều này đảm bảo rằng mọi hoạt động bảo trì đều được thực hiện theo quy định và tiêu chuẩn nhất định, nâng cao hiệu quả tác nghiệp và tính nhất quán trong việc quản lý dữ liệu tài sản.
Các chức năng cơ bản của một hệ thống EAM
Hệ thống quản lý tài sản doanh nghiệp (EAM) thường có những chức năng sau:
- Quản lý chi tiết tài sản: Lưu trữ và theo dõi thông tin chi tiết về tài sản, bao gồm lịch sử, đặc điểm kỹ thuật, giấy tờ liên quan và giá trị.
- Lập kế hoạch bảo dưỡng: Tạo lịch trình bảo dưỡng định kỳ để đảm bảo tài sản luôn hoạt động tốt nhất và an toàn.
- Duyệt tài sản: Theo dõi và quản lý quá trình duyệt tài sản, bao gồm sửa chữa, nâng cấp và thay thế khi cần.
- Quản lý kho: Theo dõi số lượng và trạng thái của các linh kiện và vật liệu sử dụng trong bảo dưỡng và sửa chữa tài sản.
- Theo dõi hiệu suất: Thu thập dữ liệu về hiệu suất tài sản để đánh giá và tối ưu hóa việc sử dụng chúng.
- Tuân thủ và quản lý rủi ro: Giám sát và thực hiện tuân thủ các quy định về an toàn và môi trường, đồng thời quản lý các rủi ro liên quan đến tài sản.
- Quản lý chuỗi cung ứng: Quản lý và giám sát các đối tác và nhà cung cấp liên quan đến tài sản và dịch vụ bảo trì.
- Báo cáo và phân tích: Tạo ra báo cáo và phân tích dữ liệu để hỗ trợ quyết định chiến lược và cải thiện quy trình quản lý tài sản.
- Tích hợp hệ thống: Liên kết với các hệ thống khác như quản lý tài chính và quản lý tồn kho để cải thiện hiệu quả và tính nhất quán trong toàn bộ doanh nghiệp.
- Di động và truy cập từ xa: Cung cấp khả năng truy cập thông tin và thực hiện các chức năng của hệ thống EAM từ xa thông qua các thiết bị di động.
Để sử dụng EAM hiệu quả trong khách sạn, các chức năng của EAM cần được “cá nhân hóa”, chuyên sâu hóa cho phù hợp với đặc thù của khách sạn. Những chức năng của EAM khách sạn:
- Quản lý sắp xếp công việc khách sạn hiệu quả và tối ưu quy trình
- Theo dõi hoạt động bảo trì tài sản, cơ sở vật chất của bên thứ 3
- Quản lý nhân sự khách sạn: Giám sát, đánh giá, đào tạo, sa thải…
- Quản lý tài sản, cơ sở vật chất chuỗi cung ứng: Kho hàng, Inbound, Outbound, Đồ đạc gửi của khách, hàng hóa thiết bị hư hỏng…
- Quản lý hợp đồng khách sạn khi có số lượng lớn hợp đồng
- Quản lý tài sản, cơ sở vật chất đang được sử dụng tại: Sảnh khách sạn, Phòng ngủ, Phòng tắm, Nhà hàng, Quầy Bar khách sạn…
- Quản lý tài chính khách sạn
- …
Những lưu ý khi sử dụng EAM trong khách sạn
Khi áp dụng hệ thống quản lý tài sản doanh nghiệp (EAM) trong khách sạn, các điều quan trọng cần lưu ý như sau:
- Chuẩn bị dữ liệu: Trước khi triển khai EAM, đảm bảo rằng dữ liệu về tài sản khách sạn của bạn là chính xác và đầy đủ để hệ thống hoạt động hiệu quả.
- Đào tạo nhân viên: Đảm bảo nhân viên khách sạn được đào tạo cách sử dụng EAM một cách hiệu quả, từ việc nhập dữ liệu đến tạo lịch trình bảo dưỡng và sử dụng các tính năng khác của hệ thống.
- Tùy chỉnh theo nhu cầu: Xem xét việc tùy chỉnh EAM để phù hợp với nhu cầu cụ thể của khách sạn, vì một giải pháp một cỡ không phải lúc nào cũng phù hợp.
- Bảo mật dữ liệu: Đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu về tài sản khách sạn và quy trình kinh doanh bằng cách áp dụng các biện pháp phòng chống truy cập trái phép và ngăn chặn mất mát dữ liệu.
- Quản lý sự thay đổi: Theo dõi và quản lý các thay đổi trong quản lý tài sản, bao gồm cập nhật thông tin tài sản và quy trình bảo dưỡng, cũng như nâng cấp hệ thống EAM.
- Đánh giá hiệu suất liên tục: Thiết lập các chỉ số hiệu suất và theo dõi chúng để đảm bảo rằng EAM đang góp phần vào việc tối ưu hóa tài sản và tăng cường hiệu suất của khách sạn.
- Tuân thủ quy định: Thực hiện việc tuân thủ các quy định và quy tắc liên quan đến quản lý tài sản, bảo dưỡng và an toàn.
- Liên kết với các hệ thống khác: Liên kết EAM với các hệ thống khác như quản lý tài chính và quản lý tồn kho để nâng cao tính hiệu quả toàn diện của khách sạn.
- Điều chỉnh theo thời gian: Luôn duy trì sự theo dõi và điều chỉnh EAM theo thời gian để đảm bảo rằng nó đáp ứng được các thay đổi trong nhu cầu của khách sạn và tiến triển công nghệ mới.
Hệ thống quản lý tài sản doanh nghiệp (EAM) trong ngành khách sạn ngày càng trở nên quan trọng, đảm bảo sự hiệu quả và cạnh tranh cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực này. EAM không chỉ tối ưu hóa quản lý tài sản và bảo dưỡng thiết bị, mà còn đảm bảo an toàn cho khách hàng và nhân viên. Giúp giảm thiểu mất mát tài sản và cải thiện chất lượng dịch vụ, tăng cường hiệu suất kinh doanh, tạo trải nghiệm tốt cho du khách.
Trong thời đại số hóa, EAM trở thành một công cụ quan trọng giúp ngành khách sạn tiến lên và duy trì sự cạnh tranh. Hy vọng những thông tin trong bài viết trên mà Vạn An Group cung cấp, đã giúp bạn trả lời được câu hỏi EAM là gì?. Nếu còn bất kỳ thắc mắc gì, hãy liên hệ ngay với chúng tôi thông qua số Hotline: 0968675102 – 0985385102.
Kinh nghiệm: 15 năm
ThS. KTS Phương Hữu Thơ là một kiến trúc sư được tôi luyện qua nhiều dự án lớn về thiết kế thi công khách sạn. Hiện tại anh là Thành viên Hội đồng quản trị kiêm Tổng giám đốc của Vạn An Group. Tận tụy, nhiệt huyết, tài năng và uy tín là những giá trị anh lan toả đến với Cán bộ công nhân viên cũng như khách hàng.
