Bạn đau đầu với chi phí vận hành khách sạn? Lợi nhuận cùng hiệu suất giảm? Bạn đến đúng nơi rồi, trong bài viết này Vạn An Group sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề tối ưu hóa chi phí vận hành khách sạn, giúp bạn hiểu rõ hơn về các loại chi phí vận hành, cách tối ưu.
Chi phí vận hành là gì?
Chi phí vận hành (Operating costs) là các khoản chi phí cần thiết và phát sinh trong quá trình hoạt động của một doanh nghiệp, công ty, nhà hàng, khách sạn, chung cư… Chi phí vận hành có thể tính toán tương đối chính xác và có thể lập kế hoạch tối ưu chi phí vận hành được. Dưới đây là tổng quan những loại chi phi vận hành cần thiết thường gặp, chi phí vận hành gồm những gì?
- Chi phí nhân công: Là khoản tiền lương, tiền thưởng, và các khoản phúc lợi cho các nhân sự của công ty/tổ chức/doanh nghiệp.
- Chi phí nguyên vật liệu: Là khoản chi phí mua sắm nguyên vật liệu , cơ sở vật chất, máy móc và hàng hóa cần thiết cho sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ.
- Chi phí pháp lý: Là khoản chi phí cho tư vấn pháp lý, công ty/chuyên gia pháp chế.
- Chi phí bảo trì và sửa chữa: Chi phí cho việc bảo trì, bảo dưỡng và sửa chữa thiết bị, máy móc, và cơ sở vật chất.
- Chi phí tiện ích:Chi phí điện, nước, internet, giặt là, điều hòa, ti vi, thông gió…và các dịch vụ tiện ích khác.
- Chi phí quảng cáo và tiếp thị: Chi phí cho các hoạt động quảng cáo, marketing, và khuyến mãi
- Chi phí vận chuyển:Chi phí liên quan đến vận chuyển hàng hóa, bao gồm chi phí xăng dầu, bảo hiểm phương tiện, và các chi phí liên quan đến logistics.
- Chi phí tài chính: Lãi suất và các chi phí liên quan đến vay mượn và tín dụng.
Chi phí vận hành là một phần quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và hiệu quả hoạt động. Việc kiểm soát và tôi ưu chi phí vận hành một cách hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp tăng cường sức cạnh tranh và cải thiện kết quả kinh doanh.

Chi phí vận hành khách sạn là gì?
Trong khách sạn, chi phí vận hành là tổng hợp của tất cả các khoản chi phí phát sinh để đảm bảo việc duy trì và hoạt động hàng ngày của khách sạn. Đơn giản là chi phí để khách sạn có thể hoạt động một cách trơn tru và chất lượng.
Để quản lý chi phí vận hành khách sạn một cách thông minh và hiệu quả, chúng ta cần tối ưu hóa các chi phí này từ đó đem lại giá trị tốt nhất cho khách sạn. Điều này có thể bao gồm việc tiết kiệm chi phí không cần thiết, tối ưu hóa sử dụng nguồn lực, cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên và nhiều biện pháp khác nhằm tăng cường lợi nhuận và hài lòng của khách hàng khi đến khách sạn.

Chi phí vận hàng khách sạn gồm những gì?
-
Chi phí cố định
Chi phí cố định là những khoản chi phí ổn định, không phụ thuộc vào biến động của khối lượng hoặc tần suất cung cấp. Đây là những chi phí mà không thay đổi dù hoạt động kinh doanh của khách sạn làm ăn tốt hay không hiệu quả. Dưới đây là một số chi phí cố định trong hoạt động vận hành khách sạn:
-
- Tiền thuê đất hoặc mặt bằng: Khoản chi phí này là số tiền cố định mà khách sạn phải trả cho chủ sở hữu bất động sản
- Chi phí lương và phúc lợi cho nhân viên: Bao gồm các khoản tiền lương và các phúc lợi khác cho nhân viên
- Chi phí marketing và quảng cáo: Là các khoản chi phí dành cho các chiến lược quảng cáo và marketing để thu hút khách hàng
- Chi phí bảo hiểm: Bao gồm các khoản chi phí cho các loại bảo hiểm như bảo hiểm nhân viên, tài sản và trách nhiệm công cộng
- Phí hoạt động và quản lý: Là các khoản chi phí cho việc sử dụng các dịch vụ quản lý và hoạt động của khách sạn, như phần mềm quản lý, dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật
-
Chi phí biến động
Các chi phí biến đổi có thể thay đổi theo ngày hoặc mức độ sử dụng phòng. Những khoản chi phí này thường khó định lượng nhưng có thể kiểm soát được và thường là ưu tiên hàng đầu để cắt giảm.
-
- Lao động theo giờ: Chi phí này có thể tăng lên khi cần thêm nhân viên để đáp ứng nhu cầu cao điểm hoặc khi khách sạn hoạt động ở mức độ cao hơn.
- Chi phí vận hành cơ bản: Bao gồm các chi phí như điện, nước,… Chi phí này thường tăng lên khi sử dụng nhiều hơn, đặc biệt là trong các thời kỳ tăng cường hoạt động.
- Kho thực phẩm: Chi phí này có thể thay đổi dựa trên mức độ sử dụng và biến động của giá cả thị trường thực phẩm.
- Hoa hồng và phí thanh toán: Có thể tăng lên dựa trên doanh số bán hàng hoặc số lượng giao dịch.

-
So sánh chi phí vận hành giữa các loại khách sạn
| Khách sạn mini |
|
| Khách sạn 2 sao |
|
| Khách sạn 3 sao |
|
| Khách sạn 4 sao |
|
| Khách sạn 5 sao |
|
Hiểu và kiểm soát chi phí vận hành khách sạn
Để kiểm soát chi phí vận hành một cách hiệu quả, khách sạn cần phân biệt rõ các loại chi phí, xác định mức chi cho từng bộ phận và sử dụng báo cáo P&L để phân tích hiệu suất. Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) sau đây sẽ giúp khách sạn xác định được ảnh hưởng của chi phí vận hành đến doanh thu và lợi nhuận:
- Chi phí trên mỗi phòng sử dụng (CPOR): Đo lường chi phí trung bình của một khách lưu trú tại khách sạn, bao gồm cả chi phí cố định và chi phí biến đổi.
CPOR = Tổng chi phí phòng/Tổng số phòng đã được thuê
- Chi phí trên mỗi phòng sẵn có (CostPAR): Đo lường chi phí trung bình để phục vụ tất cả các phòng, bao gồm cả phòng trống.
CPAR = Tổng chi phí phòng/Tổng số đêm phòng có sẵn
- Lao động trên mỗi phòng có sẵn (LPAR): Đo lường chi phí lao động của khách sạn so với số phòng có sẵn, giúp đánh giá hiệu suất sử dụng lao động.
LPAR = Tổng số lao động/Tổng số đêm phòng có sẵn
- Chi phí thu hút khách (GAC): Bao gồm các chi phí liên quan đến việc thu hút và giữ chân khách hàng, như hoa hồng đại lý và chi phí tiếp thị.
GAC = Tổng chi phí mua lại/Tổng doanh thu phòng x 100
Báo cáo P&L của khách sạn
Báo cáo P&L (lợi nhuận và lỗ) của một khách sạn là một tài liệu tài chính thường được sử dụng để theo dõi và đánh giá hiệu suất tài chính của khách sạn trong một khoảng thời gian cụ thể, thường là hàng tháng hoặc hàng năm. Báo cáo P&L cung cấp cái nhìn tổng quan về các nguồn thu nhập và chi phí của khách sạn trong một khoảng thời gian nhất định.

Tại sao cần tối ưu hóa chi phí vận hành khách sạn
Dĩ nhiên, không có doanh nghiệp nào muốn chi tiêu nhiều mà thu về lợi nhuận ít. Với các khách sạn, nơi chi phí vận hành lớn có thể gây ra những tác động tiêu cực đáng kể đối với lợi nhuận. Giảm chi phí vận hành trong khách sạn là một yếu tố quan trọng vì nó trực tiếp ảnh hưởng đến lợi nhuận và sức cạnh tranh của doanh nghiệp.
| Lợi ích | Rủi ro |
| Tối ưu hóa ngân sách và kiểm soát chi tiêu: Giảm chi phí vận hành giúp khách sạn tối ưu hóa ngân sách và duy trì sự ổn định trong việc quản lý chi tiêu. | Giảm trải nghiệm dịch vụ: Việc cắt giảm chi phí có thể dẫn đến sự giảm đi trong trải nghiệm dịch vụ của khách hàng, ảnh hưởng đến hài lòng và lòng trung thành của họ. |
| Thúc đẩy tăng trưởng doanh thu: Bằng cách cải thiện hiệu suất vận hành và giảm chi phí, khách sạn có thể tăng trưởng doanh thu bằng cách tạo ra giá trị cao hơn cho khách hàng và thu hút thêm lượng khách đến. | Lợi nhuận mỏng hoặc lỗ ròng: Đôi khi, việc giảm chi phí quá mức có thể dẫn đến lợi nhuận mỏng hoặc thậm chí là lỗ ròng, đặc biệt nếu không được thực hiện một cách cân nhắc và chiến lược. |
| Bảo vệ tài chính doanh nghiệp: Giảm chi phí vận hành giúp đảm bảo tài chính của khách sạn ổn định và an toàn, giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho sự phát triển bền vững. | Rủi ro mất thị phần: Giảm chi phí vận hành quá mức có thể ảnh hưởng đến chất lượng và dịch vụ của khách sạn, dẫn đến mất khách hàng và giảm thị phần. |

Chiến lược tối ưu hóa chi phí vận hành khách sạn
-
Tối ưu hóa chi phí vận hành khách sạn là gì?
Tối ưu hóa chi phí vận hành khách sạn là một quá trình liên tục, không ngừng cải thiện và điều chỉnh để đảm bảo sự hiệu quả và tăng trưởng bền vững của khách sạn. Mục tiêu cuối cùng của việc tối ưu hóa chi phí là đảm bảo rằng khách sạn thu được giá trị cao nhất từ mỗi đồng chi tiêu, mà vẫn duy trì hoặc cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng.
Cần phải nhấn mạnh rằng tối ưu hóa chi phí không chỉ là việc cắt giảm chi phí một cách đột ngột và ngẫu nhiên. Đó là một quá trình có mục tiêu, chủ động và được thực hiện thông qua việc phân tích sâu sắc, xác định những lĩnh vực cần cải thiện và triển khai các biện pháp cụ thể để tăng cường hiệu quả hoạt động của khách sạn.
-
Phân tích chi phí vận hành khách sạn
Đầu tiên, phải tiến hành phân tích cẩn thận về tất cả các nguồn chi phí vận hành của khách sạn. Xem xét và đánh giá liệu có nguồn chi phí nào đang quá ngưỡng cần không? Có nguồn nào không rõ ràng không? Bằng cách phân tích và hiểu rõ các nguồn chi phí khác nhau, bạn có thể xác định các cơ hội tiết kiệm và cải thiện hiệu suất vận hành. Dưới đây là một số khía cạnh quan trọng của phân tích chi phí trong việc tối ưu hóa chi phí vận hành khách sạn:
-
-
Phân tích chi phí cố định và biến động:
-
Phân biệt giữa chi phí cố định và biến động là rất quan trọng để hiểu cách các chi phí ảnh hưởng đến tổng chi phí vận hành của khách sạn. Chi phí cố định là các chi phí không thay đổi theo mức độ hoạt động của khách sạn, trong khi chi phí biến động thay đổi tùy thuộc vào mức độ hoạt động.
-
-
Xác định và phân loại chi phí:
-
Xác định và phân loại mọi khoản chi phí liên quan đến hoạt động vận hành của khách sạn, bao gồm chi phí nhân viên, năng lượng, thực phẩm và đồ uống, bảo trì, tiếp thị, vật liệu và thiết bị, cũng như các khoản chi phí quản lý và hành chính.
-
-
So sánh và đánh giá kết quả:
-
So sánh và đánh giá kết quả của các chi phí vận hành với các tiêu chuẩn hoặc dự kiến giúp xác định các vấn đề và cơ hội cụ thể. Các nhà quản lý có thể so sánh các chỉ số hiệu suất với các tiêu chuẩn trong ngành, hoặc so sánh kết quả thực tế với dự kiến đã đặt ra.
VD: Hệ thống chiếu sáng truyền thống lỗi thời gây tốn nhiều tiền điện hơn -> nâng cấp hệ thống ánh sáng sang công nghệ LED, giúp giảm chi phí năng lượng một cách đáng kể.
VD: Nhận thấy lượng chi phí nước quá lớn và vô lý, tìm hiểu rõ ràng nguyên nhân, xem xét các trường hợp hỏng hóc, tràn nước.
-
Tiết kiệm năng lượng trong hoạt động khách sạn:
Tiết kiệm năng lượng là một trong những cách hiệu quả nhất để giảm chi phí vận hành khách sạn. Đầu tư vào công nghệ tiết kiệm năng lượng và tạo ra các chiến dịch tiết kiệm năng lượng có thể mang lại lợi ích lớn trong việc giảm thiểu chi phí điện năng.
VD: Cài đặt hệ thống cảm biến chuyển động trong các khu vực chung để tự động tắt đèn khi không có ai sử dụng. Điều này giúp giảm thiểu việc lãng phí năng lượng và giảm chi phí điện năng hàng tháng.
VD: Cài đặt hệ thống máy nước nóng sử dụng năng lượng mặt trời để tạo nhiệt cho nước. Giảm thiểu sử dụng điện năng
Tuy nhiên, việc có “công cụ” để tiết kiệm năng lượng cũng là rất tốn kém, nên xem xét rõ các khía cạnh có sử dụng nhiều và lâu dài không để quyết định việc lắp đặt. Và cũng cần để ý đến rủi ro của các công cụ (lỗi thời, bảo trì,…).
-
Sử dụng công nghệ và hệ thống thông minh
Sử dụng các công nghệ và hệ thống thông minh có thể giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh và giảm thiểu chi phí vận hành khách sạn. Hệ thống quản lý khách hàng (CRM), phần mềm quản lý khách sạn (PMS), và các công nghệ khác có thể mang lại nhiều lợi ích. Tối ưu hóa quy trình đặt hàng và sử dụng các công nghệ quản lý tồn kho có thể mang lại lợi ích lớn. Nên lắp đặt, sử dụng phần mềm quản lý chuyên dụng để đa dạng hóa hệ thống làm việc, quản lý chặt chẽ hơn, nhanh gọn hơn, giải quyết được nhiều vấn đề hơn.
VD: Các phần mềm quản lý nhà nghỉ/khách sạn phổ biến:
+ Ohotel
+ Fotel
+ Smile
Việc lắp đặt và cải tiến muộn màng sẽ dẫn đến nhiều rủi ro kinh tế cho chủ khách sạn, vì vậy Vạn An Group luôn cố gắng cập nhập xu thế kiến trúc, thi công và đề xuất cho khách hàng các phương án tối ưu và tích kiệm nhất. Với trên 15 năm xây dựng và kiến tạo, thương hiệu Vạn An Group quy tụ đội ngũ chất lượng cao gồm những chuyên gia hàng đầu trong ngành thiết kế kiến trúc.
Nắm bắt xu hướng, tận tâm và có trách nhiệm với công việc. Vạn An Group luôn muốn mang đến những phương án tốt nhất, phù hợp nhất. Vạn An Group là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ thiết kế thi công khách sạn trọn gói uy tín chuyên nghiệp trên thị trường.

Duy trì chiến lược và tăng lợi nhuận khách sạn
-
Hãy đầu tư vào đào tạo, phát triển nhân sự:
Sau khi cải tiến và tối ưu quản lý khách sạn, hãy chắc chắn các nhân viên theo kịp sự thay đổi này. Đào tạo và phát triển nhân viên có thể giúp tăng cường hiệu suất làm việc và giảm thiểu các lỗi phục vụ, giúp tiết kiệm chi phí liên quan đến việc sửa chữa và đền bù cho các sai sót. Dưới đây là một số cách mà việc đầu tư vào đào tạo và phát triển có thể giúp tối ưu hóa chi phí cho khách sạn:

-
Nâng cao chất lượng dịch vụ:
Nhân viên được đào tạo tốt sẽ hiểu rõ hơn về tiêu chuẩn và quy trình làm việc của khách sạn. Kỹ năng và kiến thức cải thiện sẽ giúp cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng, tăng cường sự hài lòng và trải nghiệm của họ.
-
Tăng cường sự hiểu biết về an toàn và bảo mật:
Đào tạo về an toàn và bảo mật là rất quan trọng trong ngành lưu trú. Nhân viên được đào tạo về các quy tắc an toàn và biện pháp phòng ngừa hỏa hoạn, cũng như về bảo mật thông tin cá nhân của khách hàng, sẽ giúp giảm thiểu nguy cơ tai nạn và rủi ro liên quan đến bảo mật thông tin.
-
Nâng cao năng lực lãnh đạo và quản lý:
Đầu tư vào đào tạo lãnh đạo và quản lý có thể giúp nhân viên trở thành các nhà lãnh đạo xuất sắc hơn, có khả năng điều hành và quản lý nhóm làm việc hiệu quả. Điều này có thể dẫn đến việc cải thiện hiệu suất làm việc tổng thể và giảm thiểu chi phí liên quan đến quản lý và nhân sự.
-
Giữ chân nhân tài và tăng cường sự trung thực:
Đào tạo và phát triển cơ hội nghề nghiệp có thể là một phần quan trọng của việc giữ chân nhân tài cho khách sạn. Khi nhân viên thấy rằng họ có cơ hội phát triển và tiến bộ trong sự nghiệp của mình, họ có thể cảm thấy tự hào và cam kết hơn với tổ chức, giảm nguy cơ rời bỏ công việc.
-
Liên lục đo lường, đánh giá tình hình
Liên tục theo dõi và đánh giá hiệu suất tài chính và vận hành để xác định cơ hội tiết kiệm chi phí và cải thiện quy trình làm việc. Bằng cách liên tục giám sát và đánh giá các chỉ số hiệu suất, các nhà quản lý có thể phát hiện và giải quyết các vấn đề kịp thời, đồng thời tối ưu hóa chi phí vận hành.

-
Tối ưu và kiểm soát giá dịch vụ
Liên tục theo dõi và đánh giá hiệu suất tài chính và vận hành để xác định cơ hội tiết kiệm chi phí và cải thiện quy trình làm việc. Bằng cách liên tục giám sát và đánh giá các chỉ số hiệu suất, các nhà quản lý có thể phát hiện và giải quyết các vấn đề kịp thời, đồng thời tối ưu hóa chi phí vận hành.
Có hai phương pháp chính được sử dụng để tính giá thành dịch vụ trong ngành khách sạn.
1. Tính giá thành theo phương pháp giản đơn:
Đây là phương pháp đơn giản và trực tiếp, áp dụng cho từng dịch vụ và quy trình trong khách sạn. Cụ thể, mỗi dịch vụ sẽ được tính toán chi phí dựa trên các yếu tố như nguyên vật liệu, lao động, và các chi phí khác. Ví dụ, để tính giá thành của một bữa sáng buffet, khách sạn sẽ tính tổng chi phí cho nguyên liệu thực phẩm, nhân công phục vụ, và các chi phí phát sinh khác.
Giả sử một khách sạn đang tính giá thành cho dịch vụ dọn phòng. Họ tính toán chi phí cho dịch vụ này bao gồm:
- Tiền lương của nhân viên làm vệ sinh: 300.000 đồng/ngày.
- Chi phí vật liệu lau dọn, hóa chất: 100.000 đồng/ngày.
- Chi phí quản lý và duy trì thiết bị: 50.000 đồng/ngày.
Tổng chi phí cho dịch vụ dọn phòng mỗi ngày là: 300.000 + 100.000 + 50.000 = 450.000 đồng.
Tuy nhiên, nếu khách sạn dọn phòng cho 20 phòng mỗi ngày, giá thành dịch vụ dọn phòng cho mỗi phòng sẽ là 450.000 đồng / 20 phòng = 22.500 đồng/phòng.
Kết luận: Phương pháp giản đơn giúp khách sạn tính toán chi phí cụ thể cho từng dịch vụ một cách trực tiếp và dễ dàng.
2. Tính giá thành dịch vụ khách sạn theo phương pháp hệ số
Phương pháp này quy về việc xác định hệ số giá thành cho mỗi loại dịch vụ, sau đó áp dụng hệ số này cho dịch vụ tương ứng. Ví dụ, giả sử một khách sạn sử dụng phương pháp hệ số để tính giá thành cho dịch vụ phòng nghỉ. Họ có thể xác định hệ số giá thành cho các loại phòng như phòng Deluxe, phòng Superior, và phòng Standard. Sau đó, dựa trên số lượng đêm lưu trú của khách hàng trong từng loại phòng, họ áp dụng hệ số tương ứng để tính giá thành.
Khách sạn quy định hệ số giá thành cho các loại phòng như sau:
- Phòng Deluxe: Hệ số 1.5
- Phòng Superior: Hệ số 1.3
- Phòng Standard: Hệ số 1.0
Nếu một khách hàng ở 3 đêm trong phòng Deluxe, 2 đêm trong phòng Superior và 1 đêm trong phòng Standard, tổng giá thành sẽ được tính như sau:
Tổng số đêm lưu trú = (3 đêm * 1.5) + (2 đêm * 1.3) + (1 đêm * 1.0) = 7.4 đơn vị giá.
Kết luận: Phương pháp hệ số giúp đơn giản hóa việc tính toán giá thành bằng cách áp dụng hệ số cho từng loại sản phẩm hoặc dịch vụ dựa trên mức độ quan trọng hoặc chất lượng của chúng.

3. So sánh 2 phương pháp
Tóm lại, cả hai phương pháp tính giá thành dịch vụ trong ngành khách sạn đều có ưu điểm và hạn chế riêng:
- Tính giá thành theo phương pháp giản đơn:
- Ưu điểm:
-
-
-
- Đơn giản và trực tiếp, dễ hiểu và thực hiện.
- Phù hợp cho các khách sạn có cấu trúc dịch vụ đa dạng và phức tạp.
-
-
- Hạn chế:
-
-
-
- Không linh hoạt trong việc áp dụng cho các dịch vụ có tính chất đặc biệt.
- Có thể không chính xác nếu không phân bổ chi phí một cách cẩn thận cho từng dịch vụ.
-
-
- Tính giá thành dịch vụ theo phương pháp hệ số:
- Ưu điểm:
-
-
-
- Cho phép quy về một tiêu chuẩn và so sánh các dịch vụ dễ dàng.
- Linh hoạt và có thể điều chỉnh được theo từng yếu tố cụ thể của dịch vụ.
-
-
- Hạn chế:
-
-
- Yêu cầu sự xác thực và tính toán tỉ mỉ để đảm bảo tính chính xác và công bằng.
- Khó khăn trong việc xác định hệ số chính xác cho mỗi dịch vụ, đặc biệt là đối với các dịch vụ có tính chất đặc biệt.
-
Tùy thuộc vào cấu trúc và quy mô của từng khách sạn, các nhà quản lý sẽ lựa chọn phương pháp tính giá thành phù hợp nhằm đảm bảo hiệu quả kinh doanh và sự cân đối giữa chi phí và giá trị cung cấp cho khách hàng.
Tổng kết lại, tối ưu hóa chi phí vận hành khách sạn đòi hỏi một chiến lược toàn diện và sự chú trọng vào các chi tiết nhỏ có thể tạo ra sự khác biệt đáng kể trong lợi nhuận cuối cùng của doanh nghiệp. Vạn An Group bằng cách kết hợp các chiến lược quản lý nhân sự, sử dụng công nghệ và theo dõi hiệu suất, các khách sạn có thể tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh và đảm bảo sự thành công lâu dài trong ngành.
Xem thêm:

Kinh nghiệm: 15 năm
ThS. KTS Phương Hữu Thơ là một kiến trúc sư được tôi luyện qua nhiều dự án lớn về thiết kế thi công khách sạn. Hiện tại anh là Thành viên Hội đồng quản trị kiêm Tổng giám đốc của Vạn An Group. Tận tụy, nhiệt huyết, tài năng và uy tín là những giá trị anh lan toả đến với Cán bộ công nhân viên cũng như khách hàng.

