Ngày nay, việc cung cấp dịch vụ lưu trú tại nhà nghỉ, khách sạn diễn ra thường xuyên và liên tục. Theo quy định của pháp luật, các nhà nghỉ, khách sạn phải sẵn sàng cung cấp hoá đơn bán lẻ cho khách hàng bất cứ khi nào họ yêu cầu. Qua bài viết này, Vạn An Group sẽ cung cấp cho bạn đọc một số mẫu hóa đơn khách sạn phổ biến ngày nay.
Khách sạn có cần xuất hóa đơn không?
Tại Việt Nam, việc xuất hóa đơn cho khách hàng là điều bắt buộc và quan trọng trong ngành dịch vụ khách sạn. Hóa đơn không chỉ là một bằng chứng về việc sử dụng dịch vụ của khách hàng mà còn là một công cụ quan trọng trong quản lý tài chính và thuế của khách sạn.
Hóa đơn khách sạn là gì?
Trong lĩnh vực kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn và các ngành nghề khác, hóa đơn đóng vai trò quan trọng như một chứng từ thương mại, thể hiện mối quan hệ trao đổi và giao dịch giữa các bên.
Đối với dịch vụ nhà nghỉ, khách sạn, hóa đơn không chỉ là tài liệu ghi nhận việc sử dụng các dịch vụ như đặt phòng, ăn uống, giải trí của khách hàng mà còn là minh chứng về việc chuyển nhượng quyền sở hữu các sản phẩm, dịch vụ mà họ đã sử dụng trong thời gian lưu trú.
Hóa đơn cũng đóng vai trò quan trọng trong kế toán, giúp chủ doanh nghiệp đánh giá và nắm bắt tình hình kinh doanh của cơ sở của họ tại từng thời điểm.
Khi lập hóa đơn cần phải đảm bảo đầy đủ những nội dung sau:
- Tên hóa đơn.
- Tên địa chỉ người mua và người bán
- Ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn.
- Tên liên hóa đơn.
- Mã số thuế.
- Ngày xuất hóa đơn
- Mô tả hàng hóa, dịch vụ.
- Đơn giá và số lượng.
- Tổng số tiền.
- Phương thức thanh toán…
Thời điểm lập hóa đơn khách sạn
Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về thời điểm lập hóa đơn đối với khách sạn cung cấp dịch vụ như sau:
- Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).
- Trường hợp khách sạn có thu tiền đặt cọc trước hoặc trong khu cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn vẫn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ khách sạn.
Cách viết hóa đơn đỏ trong ngành khách sạn, lưu trú
Việc viết hóa đơn đỏ sai có thể dẫn đến những rắc rối liên quan đến vấn đề pháp lý. Vì vậy, viết hóa đơn đỏ cần phải thật cẩn thận và đúng với quy định của pháp luật. Sau đây là cách viết hóa đơn đỏ đúng cách:
- Ngày/tháng/năm phải được viết đúng: Thời gian ghi trên hóa đơn (ngày dịch vụ hoàn tất) phải chuẩn. Ngành dịch vụ hóa đơn VAT có thể được bỏ qua một số tiêu thức (có khả năng không phải tuân theo một số quy định hay điều kiện nào đó).
- Ghi rõ thông tin bên sử dụng dịch vụ: họ tên, địa chỉ, hình thức thanh toán…
- Bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra: Viết đầy đủ thông tin vào cột thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền…
- Lưu trữ chứng từ đầy đủ: Khách sạn cần phải bảo quản và lưu trữ chứng từ liên quan để có thể chứng minh tính hợp lý và đúng đắn của quá trình xuất hóa đơn đó. Nếu khách sạn tự quy định mã hàng hóa, dịch vụ thì hóa đơn phải ghi cả mã hàng hóa và tên hàng hóa, dịch vụ và phải đúng yêu cầu của pháp luật.
Xuất hóa đơn đỏ khách sạn cần lưu ý những gì
Hóa đơn đỏ có vai trò rất quan trọng và còn liên quan tới vấn đề pháp lý, nếu không thực hiện đúng quy trình thì khách sạn có thể bị cảnh cáo hoặc phạt tiền tùy mức độ vi phạm, do đó khách sạn cần lưu ý những điều sau:
- Đảm bảo quy trình xuất hóa đơn đỏ phải tuân thủ các quy định của pháp luật liên quan đến thuế và tài chính.
- Hóa đơn đỏ chỉ xuất khi có lý do chính đáng hoặc trong các tình huống đặc biệt.
- Hạn chế xuất hóa đơn đỏ ở mức tối thiểu và tránh tình trạng lạm dụng để tăng giá trị giao dịch bất hợp lý.
- Lưu trữ chứng từ đầy đủ nhằm chứng minh tính hợp lý và đúng đắn trong quá trình xuất hóa đơn đó.
Một số mẫu hóa đơn khách sạn được sử dụng phổ biến
Hướng dẫn tạo hóa đơn khách sạn trực tuyến trên Canva
Dưới đây, Vạn An Group sẽ hướng dẫn bạn đọc cách tạo hóa đơn khách sạn trực tuyến bằng canva đơn giản và nhanh gọn nhất.
- Bước 1: Truy cập Canva và đăng nhập vào tài khoản.
- Bước 2: Tìm mẫu hóa đơn bằng cách gõ “Invoice” hoặc “Hóa đơn khách sạn” vào thanh tìm kiếm, sau đó chọn mẫu phù hợp.
- Bước 3: Chỉnh sửa thông tin:
- Điền tên khách sạn, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế.
- Thêm thông tin khách hàng, ngày đặt phòng, loại phòng, và các dịch vụ sử dụng.
- Bước 4: Tùy chỉnh thiết kế:
- Thay đổi màu sắc, font chữ, hoặc thêm logo khách sạn để cá nhân hóa hóa đơn.
- Bước 5: Tải xuống hóa đơn dưới định dạng PDF và gửi qua email hoặc in ra để giao cho khách hàng.
Hướng dẫn tạo hóa đơn khách sạn dễ dàng trên Word
- Bước 1: Bạn tạo 1 file doc như bình thường bạn hãy làm
- Bước 2: Trong file Word bạn chọn File -> Sau đó chọn: Mới –> Chọn tiếp: Hóa Đơn
- Bước 3: Bạn thực hiện tùy biến cho phù hợp với khách sạn của mình nhé
Bạn đọc có thể dowload các mẫu hóa đơn khách sạn dưới đây:
Download mẫu hóa đơn khách sạn 1 file word tại đây. Download file PDF tại đây.
Download mẫu hóa đơn khách sạn 2 file word tại đây. Download file PDF tại đây.
Tải nhanh TẤT CẢ CÁC MẪU: TẠI ĐÂY
Trên đây là những thông tin liên quan đến mẫu hóa đơn khách sạn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi cung cấp sẽ giúp bạn đọc có thêm được sự hiểu biết và kinh nghiệm khi sử dụng dịch vụ khách sạn. Mọi thông tin cần được giải đáp xin vui lòng vui lòng liên hệ với Vạn An Group qua Hotline: 0968 675 102 hoặc Email: vngroupcenter@gmail.com để được hỗ trợ !
Xem thêm:
Kinh nghiệm: 15 năm
ThS. KTS Phương Hữu Thơ là một kiến trúc sư được tôi luyện qua nhiều dự án lớn về thiết kế thi công khách sạn. Hiện tại anh là Thành viên Hội đồng quản trị kiêm Tổng giám đốc của Vạn An Group. Tận tụy, nhiệt huyết, tài năng và uy tín là những giá trị anh lan toả đến với Cán bộ công nhân viên cũng như khách hàng.
