Check out là một thuật ngữ tiếng anh rất phổ biến trong lĩnh vực du lịch và dịch vụ lưu trú. Khi nói đến check out khách sạn với những người chưa biết, chưa ở khách sạn thì còn băn khoăn, không rõ; với những người đã biết, thường xuyên ở khách sạn thì hiểu ngay đây là một bước trong quá trình trả phòng khách sạn. Bài viết này Vạn An Group hướng đến bạn đọc là những người mới, để giúp bạn đọc hiểu rõ Check out là gì? Quy trình check out khách sạn diễn ra như thế nào? Hãy cùng bắt đầu ngày sau đây nhé!
Check out là gì?
Check out là gì? “Check out” là một cụm từ tiếng Anh có nhiều nghĩa khác nhau phụ thuộc vào ngữ cảnh, cụ thể:
- Trong khách sạn, “Check out” là khái niệm chỉ việc kiểm tra và hoàn thiện các thủ tục rời khỏi khách sạn, bao gồm các hoạt động thanh toán hóa đơn lưu trú (tiền phòng và các dịch vụ phát sinh), trả phòng, trả chìa khóa và giấy tờ cá nhân (nếu có). Ví dụ minh họa Check out tiếng Anh: He check out and took a cab to the airport. (Anh ấy trả tiền khách sạn và bắt taxi tới sân bay.)
- “Check out” có nghĩa là chết yểu. Ví dụ minh họa: He checked out two days ago; the funeral will be held tomorrow. (Anh ấy chết từ hai ngày trước; đám tang được tổ chức vào ngày mai.)
- “Check out” có nghĩa là tìm kiếm thông tin hoặc duyệt, kiểm tra cái gì đó. Ví dụ: You should check out the new coffee shop that opened downtown.. (“Bạn nên đến xem quán cà phê mới mở ở trung tâm thành phố.”)
- “Check out” có nghĩa là thanh toán tiền hàng tại cửa hàng hoặc thanh toán trực tuyến. Ví dụ: When you’re ready to check out, click here to go to the payment page. (“Khi bạn đã sẵn sàng thanh toán, hãy nhập vào đây để tiến hành thanh toán”.)
Như vậy, cụm từ “check out” mỗi ngữ cảnh, sẽ có một nghĩa khác nhau. Để nội dung bài viết không quá dài, trong bài viết này chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn đọc nội dung về check out khách sạn.
Check out khách sạn là gì?
Check out khách sạn là quá trình khách hàng hoàn tất thủ tục rời khỏi khách sạn sau khi kết thúc kỳ lưu trú. Quá trình này bao gồm việc thanh toán các chi phí phát sinh trong suốt thời gian lưu trú, trả lại chìa khóa phòng và đôi khi là kiểm tra tình trạng phòng trước khi khách rời đi.
Thời gian check out thường diễn ra vào giờ quy định bởi khách sạn, thường là vào buổi trưa hoặc đầu giờ chiều.
Check out khách sạn có vai trò gì?
Check out khách sạn còn có những vai trò sau:
Cập nhật thông tin chính xác về tình trạng phòng và số lượng du khách
Việc check out giúp khách sạn cập nhật kịp thời, chính xác về việc thanh toán, kiểm tra tình trạng phòng trống/phòng đã được đặt, số lượng du khách,.. Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát, cập nhật tình trạng phòng chính xác và đồng thời quản lý số lượng du khách một cách hiệu quả.
Tiếp nhận phản hồi và đánh giá trực tiếp từ khách lưu trú
Quá trình check out là cơ hội tốt để nhân viên khách sạn tiếp nhận phản hồi, nhận xét từ khách hàng về chất lượng dịch vụ, tiện nghi và trải nghiệm tổng thể tại khách sạn bằng việc nhân viên có thể nhờ du khách làm phiếu điều tra, khảo sát (nếu cần). Những phản hồi này rất hữu ích trong việc cải thiện và nâng cao chất lượng dịch vụ.
Xác nhận lại các yêu cầu đặc biệt
Check out là thời điểm để nhân viên khách sạn xác nhận lại bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào mà khách đã yêu cầu trong quá trình lưu trú, như hóa đơn chi tiết, dịch vụ hỗ trợ đặc biệt, hoặc ghi nhận những ghi chú quan trọng cho lần lưu trú tiếp theo.
Tạo sự liên kết và duy trì mối quan hệ với khách hàng
Một quy trình check out thân thiện và chuyên nghiệp giúp tạo sự liên kết và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, tăng khả năng họ sẽ quay lại hoặc giới thiệu khách sạn cho bạn bè và người thân.
Cung cấp thêm các dịch vụ kinh doanh khác
Trong quá trình check out, khách sạn có thể giới thiệu và khuyến khích khách hàng sử dụng các dịch vụ bổ sung như đặt phòng lần sau, dịch vụ đưa đón sân bay, chương trình thành viên,….giúp mở rộng kinh doanh và tăng doanh thu.
Quy trình check out khách sạn (chuẩn)
Quy trình check out khách sạn được tiến hành thực hiện chuẩn theo 10 bước sau:
Bước 1: Nhân viên lễ tân chào hỏi và lắng nghe yêu cầu check out từ khách hàng, kiểm tra thông tin phòng trên hệ thống.
Bước 2: Thông báo cho bộ phận buồng phòng kiểm tra tình trạng phòng để phát hiện hỏng hóc hay mất mát.
Bước 3: Kiểm tra trên hệ thống xem khách hàng có sử dụng các dịch vụ kèm theo không, xác nhận và tính toán các chi phí phát sinh.
Bước 4: Nhận thông tin từ bộ phận buồng phòng, xác nhận các chi phí với khách, in hóa đơn và chuyển cho khách kiểm tra lại.
Bước 5: Khách kiểm tra hóa đơn, thanh toán các chi phí. Nếu sử dụng voucher hoặc thanh toán qua công ty, cần đối chiếu và xử lý theo quy định.
Bước 6: Nhận lại chìa khóa phòng, trả lại giấy tờ lưu trú và các vật dụng/bưu kiện đã gửi khi check-in (nếu có).
Bước 7: Cập nhật tình trạng phòng lên hệ thống quản lý khách sạn.
Bước 8: Khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng về dịch vụ của khách sạn. (Nếu du khách có thời gian rảnh, chưa vội rời khỏi khách sạn).
Bước 9: Cung cấp thẻ check-out cho nhân viên hành lý và hỗ trợ gọi xe nếu khách yêu cầu.
Bước 10: Chào tạm biệt khách, chúc họ lên đường may mắn và hẹn gặp lại!.
*Note: Quy trình check out khách sạn chuẩn có thể được áp dụng đối với quy trình check out cho khách đoàn và cho khách lẻ.
Xem thêm: Các công việc bộ phân buồng phòng khách sạn thường tuyển dụng
Quy trình check out nhanh (Express check – out)
Express check out – Đây thực chất cũng là dịch vụ thanh toán và trả phòng nhanh trong khách sạn. Dịch vụ check out nhanh khách sạn thường được diễn ra khi du khách quá đông hoặc du khách có việc gấp, hoặc là đối với những du khách VIP của khách sạn và thanh toán thông qua thẻ tín dụng.
Quy trình check out nhanh được diễn ra gồm các bước sau:
Bước 1: Khi khách check in hoặc trong quá trình lưu trú, lễ tân hỏi khách có muốn sử dụng dịch vụ Express check out không.
Bước 2: Cần báo trước một ngày (nếu khách hàng sử dụng dịch vụ check out nhanh), nhân viên lễ tân sẽ gửi bản photo tổng hợp các chi phí dịch vụ để khách kiểm tra trước.
Bước 3: Khách điền thông tin và ký giấy ủy quyền trả phòng nhanh của khách sạn.
Bước 4: Khách nộp lại giấy tờ cho lễ tân, nhận lại chứng minh thư và rời khỏi khách sạn.
Bước 5: Lễ tân tính tổng hóa đơn, ghi vào phiếu cà thẻ tín dụng, gửi phiếu này cùng các giấy tờ liên quan cho ngân hàng để thanh toán.
Bước 6: Sau khi du khách thanh toán thành công bằng ngân hàng, nhân viên khách sạn sẽ gửi bản sao hóa đơn và chứng từ đã thanh toán qua email cho khách, đồng thời lưu trữ các giấy tờ này phòng trường hợp khiếu nại hoặc tranh chấp.
Quy định khách sạn thường áp dụng khi khách hàng check out sớm, muộn
Check out sớm
Check out sớm là khi khách lưu trú trả phòng trước thời gian quy định của khách sạn. Mỗi khách sạn có quy định riêng về việc này, có thể có hoặc không áp dụng phí. Để thuận tiện cho việc này, khách hàng nên thông báo trước cho khách sạn để họ có thể sắp xếp và thực hiện các thủ tục trả phòng.
Check out muộn
Check out muộn là khi khách hàng không thể trả phòng trước giờ check-out quy định của khách sạn, thường là vào lúc 12 giờ trưa. Trường hợp này có thể dẫn đến việc khách hàng phải trả thêm tiền. Khách sạn thường áp dụng chi phí bổ sung nếu khách check-out sau một số giờ nhất định vào chiều ngày trả phòng, ví dụ như tính 50% giá phòng nếu trả phòng trước 6 giờ chiều và toàn bộ giá phòng nếu trả phòng sau 6 giờ chiều.
Việc check-out muộn có thể ảnh hưởng đến lịch trình làm việc của khách sạn và gây phiền hà cho các khách hàng đến sau. Do đó, nhân viên lễ tân nên thông báo rõ về giờ check-out khi khách hàng check-in để tránh các sự cố này xảy ra.
Những lưu ý với khách hàng khi check out khách sạn
Để việc check out khách sạn của khách hàng được diễn ra thuận lợi, nhanh chóng. Trong quá trình check out khách sạn du khách cần lưu ý một số điều sau:
- Nên mang theo hóa đơn thanh toán khi đến quầy lễ tân để làm thủ tục check out.
- Kiểm tra kỹ lại phòng trước khi trả phòng để đảm bảo không để quên đồ đạc cá nhân.
- Tuân thủ quy định giờ check – out của khách sạn (thường là 12h trưa). Nếu cần check out muộn, hãy liên hệ với lễ tân trước để xem có sắp xếp được không và liệu có phát sinh thêm chi phí gì không?
- Đảm bảo trả lại chìa khóa hoặc thẻ từ phòng cho lễ tân khi check – out
- Hỏi nhân viên lễ tân về các dịch vụ hỗ trợ sau khi check out như gửi hành lý, đặt xe đưa đón,…
- Chuẩn bị đủ tiền mặt hoặc thẻ ATM thanh toán.
- ….
Như vậy, chúng ta đã cùng nhau đi tìm hiểu về check out khách sạn là gì? và quy trình check out khách sạn. Vạn An Group hy vọng thông qua những nội dung được chia sẻ ở trên đã giúp độc giả hiểu rõ về quy trình check out khách sạn cũng như cách tính giờ check in, check out khách sạn. Cảm ơn mọi người đã theo dõi hết nội dung bài viết.
Xem thêm: Cách tính giá phòng khách sạn theo giờ, ngày và hạng sao
Kinh nghiệm: 15 năm
ThS. KTS Phương Hữu Thơ là một kiến trúc sư được tôi luyện qua nhiều dự án lớn về thiết kế thi công khách sạn. Hiện tại anh là Thành viên Hội đồng quản trị kiêm Tổng giám đốc của Vạn An Group. Tận tụy, nhiệt huyết, tài năng và uy tín là những giá trị anh lan toả đến với Cán bộ công nhân viên cũng như khách hàng.
