Tìm hiểu vai trò và chức năng của các vị trí trong bộ phận buồng phòng. 

Bộ phận buồng phòng chiếm 60% tổng doanh thu khách sạn. Bộ phận buồng phòng có nhiều vị trí nhỏ hơn với sự phân công rõ ràng, tính chuyên môn cao để đảm bảo chất lượng cao. Cùng Vạn An Group tìm hiểu vai trò và chức của các vị trí trong bộ phận buồng phòng.

Bộ phận buồng phòng là gì?

Bộ phận buồng phòng đóng vai trò không thể thiếu trong việc duy trì chất lượng dịch vụ và uy tín chuyên nghiệp của khách sạn. Với trách nhiệm của mình, bộ phận này cam kết duy trì sự sạch sẽ và thoải mái trong mỗi phòng ngủ, tạo điều kiện lý tưởng cho khách lưu trú.

Ngoài việc quản lý và bảo quản các vật dụng trong phòng, bộ phận buồng còn đảm nhận nhiệm vụ nhận và trả đồ giặt từ phía khách, đảm bảo rằng việc giặt là hoàn thành theo yêu cầu cụ thể của khách hàng.

Vai trò của các vị trí trong bộ phận buồng phòng

Các vị trí trong bộ phận buồng phòng đều đóng góp vào mục tiêu chung là đảm bảo chất lượng dịch vụ lưu trú tốt nhất cho khách hàng. Mỗi vị trí có những vai trò và trách nhiệm cụ thể riêng, nhưng đều hướng đến việc tạo ra một không gian nghỉ ngơi thoải mái, sạch sẽ và an toàn cho khách hàng.

• Đảm bảo vệ sinh, an toàn cho khu vực buồng phòng: Tất cả các vị trí trong bộ phận buồng phòng đều có trách nhiệm đảm bảo vệ sinh, an toàn cho khu vực buồng phòng. Điều này bao gồm việc dọn dẹp vệ sinh buồng phòng, thay ga trải giường, vỏ gối, khăn tắm, và các vật dụng khác; đảm bảo các thiết bị điện, nước hoạt động bình thường; và kiểm tra an toàn phòng cháy chữa cháy.
• Cung cấp dịch vụ cho khách hàng: Một số vị trí trong bộ phận buồng phòng, như nhân viên lễ tân và nhân viên cung cấp dịch vụ, có trách nhiệm cung cấp dịch vụ trực tiếp cho khách hàng. Điều này bao gồm việc cung cấp thông tin về buồng phòng, giải quyết các khiếu nại của khách hàng, và cung cấp các dịch vụ bổ sung như đánh giày, giặt là quần áo.
• Phối hợp với các bộ phận khác: Bộ phận buồng phòng cần phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác trong khách sạn để đảm bảo hoạt động trơn tru và hiệu quả. Ví dụ, bộ phận buồng phòng cần phối hợp với bộ phận lễ tân để sắp xếp phòng cho khách, và phối hợp với bộ phận bảo trì để sửa chữa các thiết bị hư hỏng.

Các vị trí trong bộ phận buồng phòng khách sạn

Cấu trúc tổ chức của một khách sạn phân thành các bộ phận khác nhau, bao gồm: buồng phòng, F&B (Thực phẩm và Đồ uống), Kế toán, Bán hàng, Nhân sự…

buồng phòng thường chia thành nhiều bộ phận nhỏ với các nhiệm vụ được phân công rõ ràng, mang tính chuyên môn hóa cao nhằm đảm bảo sự chuyên nghiệp và chất lượng toàn diện cho khách sạn.

1. Trưởng bộ phận buồng phòng – Executive Housekeeper

Trưởng bộ phận buồng phòng có trách nhiệm lập kế hoạch, hướng dẫn, điều khiển và tích hợp tất cả các hoạt động của bộ phận đó. Họ đảm bảo việc duy trì vệ sinh, bảo dưỡng và tuân thủ các yêu cầu của các phòng khách, nhà hàng, phòng tiệc và các khu vực công cộng, đồng thời duy trì mức độ sạch sẽ phù hợp với tiêu chuẩn của khách sạn.

Nhiệm vụ của Trưởng bộ phận buồng phòng gồm:

• Lập kế hoạch các tiêu chuẩn làm việc cho nhân viên bộ phận.
• Quản lý và điều phối các hoạt động của bộ phận.
• Xử lý các yêu cầu và phản ánh từ khách hàng.
• Thực hiện quá trình tuyển dụng và đào tạo nhân viên.

2. Giám sát buồng phòng – Housekeeping Supervisor

Vị trí giám sát buồng phòng đảm nhận nhiệm vụ quan trọng trong việc phân công, giám sát hoạt động của nhân viên buồng phòng, kiểm soát chất lượng của công việc trong phòng, kiểm tra tình trạng của các tầng và khu vực công cộng, cũng như theo dõi tình trạng của các phòng.

Ngoài ra, giám sát buồng phòng cũng chịu trách nhiệm đào tạo nhân viên về các nghiệp vụ liên quan đến buồng phòng, kiểm soát và theo dõi hiệu suất hoạt động của các thiết bị, dụng cụ và hóa chất.

3. Giám sát tầng – Floor Supervisor

Tại các khách sạn lớn sẽ có vị trí giám sát tầng, nhiệm vụ của giám sát tầng là duy trì sự sạch sẽ và gọn gàng trong khu vực làm việc và phòng khách, cũng như phối hợp các hoạt động quản lý hàng ngày và tuân thủ các tiêu chuẩn hoạt động quản lý.

Giám sát tầng cũng phụ trách giám sát nhân viên buồng phòng để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Đôi khi, họ cũng hỗ trợ trưởng bộ phận buồng phòng trong nhiều hoạt động khác.

4. Giám sát vệ sinh công cộng – Public Supervisor

Vị trí giám sát vệ sinh công cộng chịu trách nhiệm điều phối và giám sát hoạt động của nhân viên vệ sinh công cộng, quản lý tài sản trong các khu vực công cộng, và quản lý trang thiết bị và hóa chất. Họ cũng có trách nhiệm đào tạo nhân viên.

Ngoài ra, giám sát vệ sinh công cộng còn hỗ trợ nhân viên trong việc thực hiện công việc vệ sinh khi cần thiết, lên kế hoạch vệ sinh tổng thể định kỳ, xử lý phàn nàn từ khách hàng, báo cáo thông tin về đồ thất lạc (lost and found), và tham gia các cuộc họp của bộ phận.

5. Nhân viên điều phối – Order Taker

Nhân viên điều phối (Order Taker) hoặc thư ký buồng phòng là người phụ trách việc điều phối các hoạt động. Nhiệm vụ chính là duy trì liên lạc giữa bộ phận buồng phòng và các bộ phận khác trong khách sạn, như lễ tân, để xử lý các yêu cầu từ khách hàng như đổi phòng, yêu cầu sửa chữa và các vấn đề khác, cũng như thực hiện các công việc văn phòng cho bộ phận buồng phòng.

Nhân viên điều phối được quản lý bởi trưởng bộ phận buồng phòng. Họ cần có kiến thức về máy tính, tin học văn phòng, internet, email và có khả năng sử dụng tiếng anh ở mức khá. Đồng thời, họ cần có tính lịch sự, nhiệt tình, trung thực và có trách nhiệm với công việc của mình. Sẵn lòng hợp tác và hỗ trợ các bộ phận khác khi cần thiết là điểm cộng của họ.

6. Nhân viên buồng phòng – Room Attendant

Nhiệm vụ cốt lõi của nhân viên buồng phòng là tiến hành vệ sinh và dọn dẹp các phòng khách theo tiêu chuẩn quy định của khách sạn. Họ kiểm tra trạng thái phòng sau khi khách check-out để xác định việc sử dụng minibar và tình trạng của trang thiết bị trong phòng. 

Đồng thời, họ phải xử lý các tình huống bất ngờ như việc khách treo biển “Không làm phiền” quá thời gian quy định, hoặc khi có khách cảm thấy không khỏe hoặc mất đồ. Ngoài những công việc trên, nhân viên buồng phòng còn phải đảm nhận nhiệm vụ bảo quản đồ dùng và trang thiết bị, cũng như phối hợp với các bộ phận khác để duy trì và nâng cao chất lượng dịch vụ phòng.

7. Nhân viên giặt là – Laundry Attendant

Nhân viên giặt là người chịu trách nhiệm tiếp nhận đồ vải dơ từ các bộ phận trong khách sạn hoặc từ khách hàng, và thực hiện kiểm tra tình trạng của các món đồ như trang phục, khăn ăn, khăn bàn, khăn tắm, và ga trải giường trước khi tiến hành giặt.  

Nhân viên này thực hiện việc giặt tay hoặc giặt máy tuỳ thuộc vào loại vải. Họ giặt quần áo của khách, đồng phục của khách sạn, và các loại khăn bàn… Sau khi giặt xong, họ mang đồ vải sạch trở lại kho quy định. Đồng thời, họ kiểm tra và làm sạch lưới lọc của máy giặt và máy sấy sau mỗi lần sử dụng. 

Ngoài ra, nhân viên giặt phải thực hiện việc vệ sinh và lau chùi các dụng cụ trong phòng giặt. Họ cũng phải đảm bảo vệ sinh cho chậu giặt, sàn và bàn làm việc cuối mỗi ca làm việc. Cuối cùng, họ cần đảm bảo các thiết bị điện trong phòng giặt được tắt trước khi kết thúc ca làm việc, và thực hiện các công việc khác theo sự phân công của giám sát hoặc quản lý.

8. Nhân viên bộ phận làm vườn – Gardener

Nhân viên làm vườn đảm nhận nhiệm vụ trồng và chăm sóc hoa, cây cảnh, cùng các loại rau củ quả. Ngoài ra, họ cũng chịu trách nhiệm vệ sinh và bảo quản các công cụ, thiết bị dùng trong công việc làm vườn.

9. Nhân viên dọn vệ sinh công cộng – Public Attendant

Nhân viên vệ sinh công cộng đảm nhận việc vệ sinh các khu vực theo lịch trình hàng ngày và theo định kỳ. Họ cũng giải quyết các yêu cầu và phàn nàn của khách hàng, bảo quản máy móc, thiết bị và dụng cụ, và thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo từ cấp trên.

10. Nhân viên trông trẻ – Baby Sitter

Nhân viên trông trẻ có nhiệm vụ chăm sóc, giáo dục và chơi cùng trẻ nhỏ. Họ đảm bảo vệ sinh an toàn cho khu vực trẻ em và hỗ trợ tổ chức các sự kiện dành riêng cho trẻ trong khách sạn.

11. Nhân viên phòng thay đồ – Locker Attendant

Nhân viên phòng thay đồ đón tiếp khách đến phòng thay trang phục và giới thiệu các thiết bị và tiện nghi trong phòng. Họ đảm bảo sự sạch sẽ và tiêu chuẩn của phòng bằng cách dọn dẹp tủ đồ, lau dọn sàn nhà, phòng tắm, bàn trang điểm, phòng xông hơi và bể sục khí. 

Nhân viên cũng thường kiểm kê và thay mới các vật dụng trong tủ đồ và phòng thay đồ hàng ngày, báo cáo sự mất mát và tìm thấy của khách hàng cho cấp quản lý. Họ cũng thực hiện các nhiệm vụ khác được giao bởi trưởng bộ phận buồng phòng khi cần thiết.

12. Nhân viên cắm hoa – Florist

Nhân viên cắm hoa (Florist) có trách nhiệm lên kế hoạch mua nguyên vật liệu hoa, đảm bảo số lượng và chất lượng phù hợp. Họ sẽ trang trí hoa theo yêu cầu và tiêu chuẩn của khách sạn, và kiểm tra bình hoa tại các khu vực công cộng. 

Ngoài ra, nhân viên này cũng thực hiện việc vệ sinh khu vực cắm hoa và hoàn thành các công việc khác theo yêu cầu của quản lý.

13. Vị trí nhân viên phục vụ buồng riêng cho khách VIP – Butler

Butler, hay còn được gọi là Quản gia cao cấp, là nhân viên dành riêng cho các khách VIP, có trách nhiệm đảm bảo dịch vụ 24/24 và đáp ứng mọi yêu cầu từ khách. Vị trí này thường chỉ xuất hiện tại các khách sạn 5 sao đạt tiêu chuẩn quốc tế.

Butler cũng có thể là người trông trẻ, sắp xếp hành lý, thu gom quần áo để giặt cho khách. Có thể nói, Butler là người đa năng, vừa là lễ tân, phục vụ, buồng phòng, và bellman.

Để quản lý một cách hiệu quả trong hoạt động khách sạn, cần có các vị trí bộ phận trong buồng phòng, bao gồm trưởng bộ phận, vệ sinh phòng, quản lý phòng,…. Mỗi vị trí đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự sạch sẽ, tiện nghi và chất lượng dịch vụ của khách sạn. Hy vọng bài viết trên Vạn An Group đã cung cấp đầy đủ thông tin giúp bạn hiểu về bộ phận buồng phòng.

Xem thêm:

• Hod là gì trong khách sạn
• Ca gãy là gì? Cách thức và phương pháp chia ca làm việc hiệu quả