Quy trình đặt phòng khách sạn tập hợp các bước quan trọng để đảm bảo khách hàng có trải nghiệm tốt nhất, nhanh chóng nhất và khách sạn sẽ có sự phục vụ tốt nhất nhu cầu của khách hàng. Trong bài viết này, Vạn An Group sẽ chia sẻ với bạn đọc về quy trình đặt phòng khách sạn dành cho khách hàng và nhân viên khách sạn để có góc nhìn tổng quan nhất về quy trình này nhé!
Quy trình đặt phòng trực tiếp tại khách sạn
Quy trình này áp dụng cho trường hợp khách hàng đến trực tiếp tại quầy lễ tân của khách sạn để đặt phòng, không thông qua các kênh online, điện thoại hay đại lý du lịch.
Bước 1: Đến trực tiếp khách sạn
- Khách hàng đến trực tiếp khách sạn muốn đặt phòng.
- Tìm kiếm khu vực lễ tân, thường nằm ở ngay sảnh chính.
Lưu ý: Nếu đi vào buổi tối hoặc mùa cao điểm (lễ, Tết, hè), nên đến sớm để chắc chắn còn phòng trống.
Bước 2: Trình bày nhu cầu với lễ tân
+ Chào lễ tân và trình bày nhu cầu:
- Bạn muốn đặt phòng cho mấy người?
- Thời gian lưu trú: nhận phòng vào ngày nào, trả phòng vào ngày nào?
- Yêu cầu đặc biệt (nếu có): phòng gần thang máy, không hút thuốc, có cửa sổ, giường đôi hay giường đơn,…
Ví dụ: Chào bạn, mình muốn đặt 1 phòng cho 2 người, ở từ ngày 10 đến 12 tháng 6. Khách sạn còn phòng không ạ?
Bước 3: Lễ tân kiểm tra phòng trống và báo giá
Lễ tân sẽ kiểm tra trên hệ thống và thông báo:
- Còn loại phòng nào trống
- Giá từng loại phòng (đã bao gồm VAT, bữa sáng chưa,…)
- Thời gian nhận phòng – trả phòng tiêu chuẩn
- Các dịch vụ đi kèm: wifi, ăn sáng, hồ bơi, bãi đỗ xe,…
Lưu ý: Khách hàng nên hỏi rõ các vấn đề sau để tránh phát sinh những chi phí không mong muốn.
- Giá phòng đã bao gồm thuế chưa?
- Có cần đặt cọc không?
- Nếu đổi/huỷ có mất phí không?
Bước 4: Lựa chọn phòng phù hợp
- Dựa vào thông tin lễ tân cung cấp, khách hàng sẽ chọn loại phòng phù hợp với ngân sách và nhu cầu.
- Nếu cần, khách hàng có thể yêu cầu xem phòng thực tế trước khi đặt.
Bước 5: Cung cấp thông tin cá nhân
Sau khi thống nhất loại phòng, khách hàng cần cung cấp:
- CMND/CCCD/Hộ chiếu để lễ tân ghi thông tin lưu trú
- Họ tên, số điện thoại
- Số người ở cùng
- Điền vào phiếu đăng ký lưu trú do khách sạn cung cấp
Lưu ý: Những thông tin này sẽ được báo cho cơ quan chức năng địa phương (theo quy định về quản lý lưu trú).
Bước 6: Thanh toán và nhận phiếu xác nhận
Khách sạn sẽ nhận được yêu cầu: Thanh toán trước toàn bộ tiền phòng hoặc đặt cọc một phần (tuỳ quy định từng khách sạn). Hình thức thanh toán sẽ bao gồm: Tiền mặt, thẻ ATM/tín dụng , chuyển khoản…
Sau khi thanh toán xong, khách hàng sẽ nhận được phiếu xác nhận đặt phòng. Trong phiếu xác nhận sẽ có những thông tin như: mã phòng, số tiền đã thanh toán, thời gian lưu trú.
Bước 7: Đến ngày nhận phòng – làm thủ tục check-in
Vào đúng ngày nhận phòng, khách hàng sẽ quay lại khách sạn, xuất trình giấy tờ tùy thân và phiếu xác nhận đặt phòng. Lúc này, lễ tân sẽ giao chìa khóa phòng và hướng dẫn khách hàng di chuyển đến phòng nghỉ.
Quy trình đặt phòng khách sạn online
Dưới đây là quy trình đặt phòng khách sạn dành cho khách hàng để có thể lựa chọn được khách sạn nghỉ dưỡng và phòng nghỉ ưng ý, nhanh chóng:
Bước 1: Tìm kiếm khách sạn
Khách hàng có thể đặt phòng khách sạn thông qua các công cụ tìm kiếm như trang web khách sạn mà họ muốn đặt, trên mạng xã hội, số Hotline của khách sạn hay trên các trang web OTA đã được đăng ký bỏi Bộ Công Thương như traveloka, mytour, vietnambooking…Hãy lưu ý lựa chọn trang web chính chủ, uy tín để tránh gặp rắc rối khi đặt phòng.
Bước 2: Chọn loại phòng phù hợp
Sau khi đã tìm được khách sạn ưng ý sẽ tiến hành lựa chọn loại phòng phù hợp với nhu cầu của bạn, trong khách sạn sẽ có đa dạng các loại phòng cho bạn lựa như phòng đơn, phòng đôi, phòng supervisor… Bạn có thể lựa chọn phòng dựa trên các tiêu chí như vị trí, giá cả, dịch vụ, đánh giá của khách hàng trước đó.
Bước 3: Kiểm tra tình trạng phòng trống
Sau khi đã lựa chọn được khách sạn và loại phòng. Bạn cần phải kiểm tra tình hình phòng trống xem liệu khách sạn có còn phòng trống bạn muốn sử dụng vào ngày bạn đến nghỉ dưỡng hay không. Nếu không còn bạn nên thử liên hệ trực tiếp với khách sạn hoặc tìm các phòng khác sao cho phù hợp.
Bước 4: Điền thông tin đặt phòng
Khi bạn hoàn tất bước trên, bạn sẽ cần điền đầy đủ thông tin về ngày đến, ngày đi, số lượng người, loại phòng và các yêu cầu đặc biệt (nếu có). Ngoài ra, bên khách sạn cũng sẽ yêu cầu bạn cung cấp các thông tin cá nhân như tên, số điện thoại, email để hỗ trợ.
Bước 5: Xác nhận và thanh toán hóa đơn
Sau khi đã điền đầy đủ thông tin, bạn sẽ cần kiểm tra lại những thông tin đã điền để đảm bảo tính xác thực. Tùy khách sạn sẽ cho phép bạn thanh toán trực tiếp khi đến nơi và một số khách sạn sẽ hỗ trợ thanh toán online cho thuận tiện hơn.
Bước 6: Nhận thông tin từ khách sạn
Khi bạn hoàn tất bước thanh toán hóa đơn, khách sạn sẽ gửi email hoặc gọi điện trực tiếp cho bạn để xác nhận lại một lần nữa các thông tin mà bạn đã đăng ký và thông tin liên hệ khách sạn.
Quy trình đặt phòng khách sạn qua điện thoại
Quy trình này được áp dụng liên hệ trực tiếp qua điện thoại đến bộ phận lễ tân hoặc chăm sóc khách hàng của khách sạn để đặt phòng.
Bước 1: Chuẩn bị trước khi gọi
- Trước khi gọi đặt phòng, khách hàng cần chuẩn bị những thông tin sau:
- Tên khách sạn và số điện thoại lễ tân
- Ngày nhận – ngày trả phòng
- Số lượng khách
- Loại phòng mong muốn (phòng đơn, đôi, có cửa sổ, view biển, v.v.)
- Yêu cầu đặc biệt (nếu có): giường phụ, phòng không hút thuốc, xe đưa đón,…
Nếu khách hàng không biết phải chuẩn bị những gì, hãy tham khảo: một số mẫu hội thoại đặt phòng khách sạn trực tiếp để giao tiếp trơn tru hơn.
Bước 2: Gọi điện cho khách sạn
Khi lễ tân nghe máy, khách hàng cần giới thiệu ngắn gọn và trình bày nhu cầu đặt phòng: Ví dụ
- Chào anh/chị, em tên là [Tên bạn], em muốn đặt 1 phòng đôi cho 2 người, từ ngày 15 đến ngày 17 tháng 6. Bên mình còn phòng không ạ?
Bước 3: Nhận thông tin phòng từ lễ tân
Bộ phận lễ tân sẽ kiểm tra và thông báo xem:
- Còn phòng hay không
- Giá phòng theo ngày bạn yêu cầu
- Loại phòng phù hợp
- Chính sách đặt cọc, huỷ phòng, giờ nhận/trả phòng
- Tiện ích đi kèm: wifi, ăn sáng, hồ bơi,…
Khách hàng nên hỏi rõ về phí VAT, yêu cầu đặt cọc hay hủy thì có bị mất phí không?
Bước 4: Xác nhận đặt phòng
Nếu khách hàng đồng ý với giá và điều kiện của khách sạn, hãy xác nhận thông tin:
- Họ tên người đặt phòng
- Số điện thoại liên lạc
- Ngày nhận và trả phòng
- Loại phòng đã chọn
Ví dụ: Vậy em đặt 1 phòng đôi, ở từ 15 – 17 tháng 6, tên em là Nguyễn Văn A, số điện thoại 09xxxxxxx. Em sẽ đến nhận phòng vào chiều ngày 15.
Bước 5: Thực hiện đặt cọc (nếu cần)
Nhiều khách sạn sẽ yêu cầu khách hàng chuyển khoản đặt cọc trước khoảng 20 – 50%.
Sau đó, lễ tân sẽ gửi:
- Thông tin tài khoản ngân hàng
- Số tiền cần chuyển
- Ghi rõ nội dung chuyển khoản (ví dụ: “Đặt phòng tên Nguyễn Văn A….)
Lưu ý: Sau khi chuyển khoản, khách hàng nên nhắn tin hoặc gọi lại xác nhận với khách sạn.
Bước 6: Xác nhận đặt phòng
Sau khi nhận được cọc, khách sạn sẽ gửi xác nhận đặt phòng qua:
- Tin nhắn SMS
- Zalo/Facebook/email (tuỳ kênh bạn liên hệ)
Khách hàng hãy lưu lại ảnh chụp tin nhắn và biên lai chuyển khoản để đối chiếu khi nhận phòng.
Bước 7: Đến ngày nhận phòng
- Bạn đến khách sạn đúng ngày giờ đã hẹn, mang theo:
- CMND/CCCD hoặc hộ chiếu
- Thông tin đặt phòng (mã đặt, biên lai chuyển khoản nếu có)
- Lễ tân sẽ xác nhận thông tin và làm thủ tục check-in.
Một số lưu ý quan trọng khi đặt phòng khách sạn
Một số lưu ý trong khi đặt phòng khách sạn dành cho khách hàng sao cho quá trình được diễn ra suôn sẻ, hiệu quả:
- Xác nhận kỹ thông tin: Khách hàng nên kiểm tra lại thông tin ngày giờ trả phòng và luôn lưu lại các thông tin xác nhận, thông tin liên hệ khách sạn.
- Kiểm tra chính sách hủy đặt phòng: Tìm hiểu rõ chính sách hủy phòng của khách sạn để tránh mất phí không mong muốn.
- Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cá nhân: Đảm bảo khách hàng đem đủ giấy tờ tùy thân để làm thủ tục nhận phòng.
- Thông báo về yêu cầu đặc biệt: Nếu khách hàng có yêu cầu đặc biệt như giường trẻ em, dịch vụ đưa đón… hãy báo trước với khách sạn
Các câu hỏi thường gặp (FAQs)
Dưới đây, Vạn An Group sẽ hỗ trợ giải đáp các câu hỏi thường gặp của khách hàng và nhân viên trong quá trình đặt phòng. Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích dành cho bạn đọc:
FAQ 1: Khách hàng nên làm gì nếu không nhận được xác nhận đặt phòng?
Nếu không nhận được xác nhận đặt phòng, khách hàng cần:
- Kiểm tra lại email và tin nhắn được gửi đến bao gồm cả quảng cáo hoặc mục spam.
- Liên hệ trực tiếp với khách sạn để kiểm tra lại tình trạng đặt phòng.
- Nếu đặt qua bên trung gian thứ ba cần kiểm tra lại lịch sử đặt phòng trực tuyến.
- Xem lại lịch sử thanh toán nếu đã thanh toán trước.
- Đặt lại phòng nếu cần và yêu cầu hoàn tiền cọc trước (nếu có).
FAQ 2: Nhân viên nên xử lý ra sao nếu khách hàng muốn thay đổi đặt phòng?
Nếu khách hàng muốn thay đổi đặt phòng, nhân viên khách sạn cần thực hiện các bước sau:
- Lắng nghe và ghi chép cẩn thận những thay đổi mà khách hàng muốn thực hiện bao gồm ngày nhận – trả phòng, số lượng khách, yêu cầu đặc biệt…
- Kiểm tra khả năng đáp ứng của khách sạn
- Giải thích rõ ràng về các chính sách, các khoản phí (nếu có) hoặc chính sách hủy đặt phòng.
- Xác nhận thay đổi với khách hàng qua email hoặc điện thoại.
- Sẵn sàng hỗ trợ khách hàng nếu có sự thay đổi nào khác.
FAQ 3: Làm thế nào để đảm bảo bảo mật thông tin cá nhân khi đặt phòng?
- Đối với khách hàng nếu đặt phòng theo phương thức trực tuyến cần đặt qua các trang web uy tín có mã hóa SSL (https://). Chỉ cung cấp thông tin cần thiết và sử dụng mật khẩu mạnh. Theo dõi các giao dịch ngân hàng và phát hiện sớm các giao dịch bất thường để xử lý.
- Đối với khách sạn: Sử dụng hệ thống bảo mật cao và hướng dẫn nhân viên cách bảo vệ thông tin cá nhân của khách sạn. Thông báo các chính sách rõ ràng và minh bạch về xử lý thông tin cho khách hàng.
Trên đây là chi tiết quy trình đặt phòng khách sạn dành cho khách hàng cũng như nhân viên khách sạn để có những trải nghiệm dịch vụ tốt nhất. Vạn An Group hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn đọc dễ dàng đặt phòng khách sạn một cách nhanh chóng nhất. Hãy liên hệ với chúng tôi qua Hotline 0968 675 102 hoặc email: vngroupcenter@gmail.com để được hỗ trợ chi tiết!
Xem thêm:
Kinh nghiệm: 15 năm
ThS. KTS Phương Hữu Thơ là một kiến trúc sư được tôi luyện qua nhiều dự án lớn về thiết kế thi công khách sạn. Hiện tại anh là Thành viên Hội đồng quản trị kiêm Tổng giám đốc của Vạn An Group. Tận tụy, nhiệt huyết, tài năng và uy tín là những giá trị anh lan toả đến với Cán bộ công nhân viên cũng như khách hàng.
