Cơ cấu tổ chức khách sạn sẽ được thiết lập dựa trên xếp hạng sao mà khách sạn đang có. Càng nhiều sao thì cơ cấu tổ chức khách sạn càng phức tạp và nhiều phòng ban. Trong bài viết này, Vạn An Group sẽ chia sẻ với bạn đọc sơ đồ cơ cấu tổ chức khách sạn và phòng ban đầy đủ và chi tiết nhất.
Sơ đồ phòng ban tổ chức khách sạn
Tùy thuộc vào xếp hạng sao mà sơ đồ cơ cấu tổ chức khách sạn cũng sẽ có nhiều cấp bậc và nhiều phòng ban khác nhau làm đáp ứng được yêu cầu riêng biệt của khách sạn.
Cơ cấu tổ chức khách sạn nhỏ, 1 sao
Thông thường, khách sạn 1 sao có quy mô nhỏ nên cơ cấu tổ chức nhân sự khá đơn giản, chỉ bao gồm các vị trí chính như: Giám đốc/Quản lý, Nhân viên lễ tân và Nhân viên buồng phòng. Bếp và nhà hàng có thể có hoặc không, tùy thuộc vào mục đích kinh doanh và số lượng dịch vụ của mỗi khách sạn.
Cơ cấu tổ chức khách sạn 2 sao
Theo tiêu chí về quy mô, để được công nhận đạt chuẩn 2 sao, các khách sạn phải có tối thiểu từ 20 đến 49 phòng lưu trú. Số lượng phòng chính là yếu tố quyết định sơ đồ cơ cấu tổ chức của khách sạn 2 sao.
Số lượng phòng càng nhiều thì cần nhiều bộ phận và nhân viên hơn. Các khách sạn tiêu chuẩn 2 sao có thể được tổ chức theo sơ đồ sau:
Cơ cấu tổ chức khách sạn 3 sao
Các khách sạn 3 sao thường có tối thiểu từ 50 đến 79 phòng lưu trú. Với số lượng phòng nhiều hơn so với khách sạn 2 sao, cơ cấu tổ chức của khách sạn tiêu chuẩn 3 sao sẽ có tính chuyên môn hóa cao hơn, với các phòng ban và bộ phận rõ ràng.
Cơ cấu tổ chức khách sạn lớn, 4-5 sao
Sơ đồ tổ chức khách sạn 4- 5 sao thường phức tạp và có nhiều cấp bậc, tương tự như một doanh nghiệp vừa với số lượng nhân viên dao động từ 200 đến hơn 500+. Có thể tham khảo: sơ đồ tổ chức khách sạn dưới đây:
Chi tiết cơ cấu tổ chức của khách sạn
Cơ cấu tổ chức khách sạn sẽ được chia thành nhiều bộ phận khác nhau dựa vào quy mô và xếp hạng sao của khách sạn. Khách sạn càng có quy mô lớn, cơ cấu tổ chức sẽ được chia thành rất nhiều phòng ban với nhiệm vụ riêng khác nhau.
Tổng giám đốc
Thông thường, tổng giám đốc sẽ đảm nhận những công việc chính và trọng điểm của công ty như:
- Điều hành chung các hoạt động kinh doanh của khách sạn
- Báo cáo với Ban Giám đốc, cập nhật kế hoạch chiến lược
- Thu thập ý kiến từ Ban Giám đốc về hướng phát triển của công ty
Giám đốc điều hành (CEO khách sạn)
- Điều hành trực tiếp các hoạt động kinh doanh hằng ngày, bao gồm Marketing, quản lý ngân sách…
- Đưa ra các chính sách và chiến lược khách sạn, dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc.
Bộ phận tiền sảnh (FO)
- Cung cấp các thông tin về dịch vụ trong khách sạn và hỗ trợ đặt phòng, trả phòng cho khách.
- Nhân viên phải nắm vững đối tượng khách, nhu cầu của họ và hướng dẫn khách sử dụng trang thiết bị.
- Lễ tân cũng thu thập thông tin về ý kiến của khách hàng và báo cáo cho trưởng bộ phận.
Bộ phận buồng phòng
- Cung cấp các sản phẩm và dịch vụ lưu trú khách sạn.
- Tổ chức, quản lý, vận hành và bảo trì hệ thống trang thiết bị và tài sản phòng.
- Nhân viên phải cung cấp đầy đủ trang thiết bị mà khách hàng yêu cầu, phù hợp với quy định của khách sạn.
- Ghi chép đầy đủ, chính xác tình hình sử dụng phòng, dịch vụ phát sinh để đối chiếu trong hóa đơn thanh toán.
- Tổ chức, quản lý đồ đạc, hành lý của khách hàng và bàn giao lại.
Xem thêm: Các vị trí công việc cụ thể trong bộ phận buồng phòng khách sạn
Bộ phận nhà hàng
- Chế biến thực phẩm và đa dạng các món ăn để phục vụ khách hàng
- Thường xuyên đổi mới thực đơn để phục vụ
- Trang trí phòng ăn, bàn tiệc.
Bộ phận kỹ thuật
- Đảm bảo cho máy móc khách sạn được hoạt động tốt
- Sửa chữa, quản lý, giám sát thiết bị, máy móc và hệ thống kỹ thuật trong khách sạn.
Bộ phận bảo vệ
- Có nhiệm vụ giữ an toàn cho khách hàng, tài sản cũng như an ninh bên trong khách sạn
- Ghi lại giấy tờ tùy thân của khách và hỗ trợ vận chuyển hành lý.
Bộ phận kinh doanh
- Chịu trách nhiệm xây dựng hình ảnh, phát triển thương hiệu, nghiên cứu thị trường, phát triển và mở rộng thị trường.
- Thực hiện các chương trình marketing được ban giám đốc phê duyệt.
- Quảng bá và xúc tiến sản phẩm dịch vụ của khách sạn.
Bộ phận kế toán
- Theo dõi các hoạt động tài chính của khách sạn.
- Nhận các khoản chi tiền mặt và chuyển khoản, thanh toán tiền lương, lập báo cáo nội bộ, chế độ tài chính kế toán…
- Tham mưu cho giám đốc về quá trình đề xuất thi đua, khen thưởng…
Bộ phận hành chính
- Chịu trách nhiệm tuyển dụng nhân viên cũng như các đào tạo,n hệ nhân viên, tiền lương…
Mặc dù các khối, bộ phận, và phòng ban hoạt động độc lập theo chức năng, vai trò và nhiệm vụ riêng, nhưng khách sạn chỉ có thể vận hành hiệu quả khi tất cả cùng phối hợp và hỗ trợ lẫn nhau.
Qua những thông tin bên trên về cơ cấu tổ chức khách sạn, Vạn An Group hy vọng chúng sẽ cung cấp cho bạn thêm những kiến thức hữu ích về sơ đồ tổ chức các phòng ban trong khách sạn. Nếu có thông tin thắc mắc liên quan đến nội dung hãy liên hệ với chúng tôi qua Hotline 0985 385 102 hoặc qua Email: vngroupcenter@gmail.com.
Xem thêm:
Kinh nghiệm: 15 năm
ThS. KTS Phương Hữu Thơ là một kiến trúc sư được tôi luyện qua nhiều dự án lớn về thiết kế thi công khách sạn. Hiện tại anh là Thành viên Hội đồng quản trị kiêm Tổng giám đốc của Vạn An Group. Tận tụy, nhiệt huyết, tài năng và uy tín là những giá trị anh lan toả đến với Cán bộ công nhân viên cũng như khách hàng.
