Các bước lập ngân sách khách sạn hiệu quả cho khách sạn 

Ngân sách khách sạn là một trong những kế hoạch tài chính quan trọng để giúp khách sạn phân bổ nguồn lực hợp lý cũng như định hướng phát triển phù hợp. Vậy ngân sách khách sạn là gì? Có những loại ngân sách nào? Cách lập chúng ra sao để đảm bảo hoạt động kinh doanh khách sạn được phát triển tốt nhất! Hãy cùng Vạn An Group tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

Ngân sách khách sạn là gì?

Ngân sách khách sạn hiểu đơn giản là một lộ trình tài chính của khách sạn. Đây là một kế hoạch tài chính phác thảo chi tiêu và thu nhập dự kiến trong một khoảng thời gian nhất định (thường là 1 năm tài chính). Một ngân sách khách sạn toàn diện sẽ bao gồm nhiều nguồn doanh thu khác nhau như đặt phòng, dịch vụ phụ trợ, đồ ăn và bao gồm cả chi phí tiếp thị, vận hành, vốn đầu tư.

Có những loại ngân sách khách sạn nào?

Có những loại ngân sách bao gồm:

Ngân sách vốn

Ngân sách vốn thường tập trung vào các khoản đầu tư dài hạn (ví dụ như nâng cấp công nghệ phòng nghỉ thông minh). Ngân sách này được tạo ra để đánh giá các dự án dài hạn thay vì tập trung vào các lợi nhuận ngắn hạn. Điều này sẽ tạo thêm giá trị và thúc đẩy tăng trưởng khách sạn theo thời gian.

Ngân sách phòng ban

Ngân sách phòng ban được lập ra cho từng phòng ban khác nhau bao gồm cả chi phí cố định và chi phí biến đổi. Ngân sách này cũng bao gồm cả chi phí tiếp thị, phân bổ nguồn tiền và nguồn lực cho các hoạt động marketing với mục đích thúc đẩy lượng đặt phòng và sự nhận diện khách sạn.

Ngân sách hoạt động

Ngân sách hoạt động tập trung vào các chi phí cần thiết trong hoạt động hằng ngày của khách sạn như: chi phí đồ ăn, tiện ích, tiền lương nhân viên, đồ dùng dọn phòng và các chi phí khác.

Ngân sách tiền mặt

Ngân sách tiền mặt được tạo ra để kiểm soát dòng tiền vào – ra của khách sạn. Dòng tiền vào có thể là những khoản vay, doanh thu, đầu tư…Dòng tiền ra là các khoản chi phí như thuế, tiền lương nhân viên, mua vật dụng và các chi phí khác.

Ngân sách tổng hợp

Ngân sách tổng hợp sẽ liên quan đến tổng chi tiêu cho toàn bộ khách sạn. Cụ thể, ngân sách kết hợp hiệu suất tài chính của từng phòng ban và ngân sách chung cho toàn bộ tài sản. Chủ đầu tư sẽ hình dung được bức tranh tổng thể về tổng chi tiêu và tình hình tài chính của khách sạn.

Cách lập ngân sách khách sạn hiệu quả

Để lập ngân sách khách sạn hiệu quả, chủ đầu tư cần phải nghiên cứu chi tiêu và nguồn doanh thu để lập ra một ngân sách khách sạn hoàn chỉnh. 

Về chi tiêu, hãy liệt kê tất cả các chi phí cố định và chi phí biến đổi. Chi phí cố định sẽ bao gồm tiền thuê mặt bằng, tiền lương nhân viên, bảo hiểm…Chi phí biến đổi bao gồm điện nước, tiếp thị, giá vốn hàng bán… 

Thời điểm để lập ngân sách khách sạn

Khách sạn nên lập ngân sách vào khoảng thời gian đầu tháng 10 đến tháng 12. Ba tháng cuối năm là khung thời gian quan trọng vì nó thiết lập bản thiết kế tài chính và hoạt động cho toàn bộ năm tới cho khách sạn. Những quyết định được đưa ra trong giai đoạn này sẽ ảnh hưởng trực tiếp và lâu dài đến hoạt động kinh doanh của khách sạn.

6 bước lập ngân sách khách sạn

Dưới đây là 6 bước lập ngân sách khách sạn hiệu quả:

Bước 1: Thu thập dữ liệu

Đầu tiên, khách sạn cần thu thập dữ liệu chi tiết từ những năm trước bao gồm: tỷ lệ lấp đầy phòng, giá trung bình hằng ngày, chi phí thu hút khách hàng, doanh thu trên mỗi phòng có sẵn (RevPAR). Ngoài ra, có thể thu thập dữ liệu từ phản hồi của khách hàng để có thể xác định rõ lĩnh vực cần cải thiện (ví dụ khách hàng cảm thấy điều hòa không mát, khách sạn cần nâng cấp thay thế điều hòa mới).  

Bước 2: Đặt mục tiêu

Để có thể đặt mục tiêu một cách rõ ràng, có thể đo lường và thực hiện được thì việc sử dụng mô hình SMART là điều rất quan trọng. Cụ thể mô hình SMART là viết tắt của:

• S – Specific (Cụ thể): Mục tiêu phải rõ ràng, không mơ hồ.
• M – Measurable (Đo lường được): Có thể đánh giá tiến độ bằng số liệu cụ thể.
• A – Achievable (Khả thi): Mục tiêu có thể đạt được.
• R – Relevant (Liên quan): Mục tiêu phù hợp với định hướng chung của cá nhân hoặc doanh nghiệp.
• T – Time-bound (Có thời hạn): Xác định thời gian cụ thể để hoàn thành.

Ví dụ: Nếu khách sạn có chiến lược dài hạn là tăng lợi nhuận thì mục tiêu SMART có thể là: “tăng doanh thu trên mỗi phòng có sẵn (RevPAR) lên 10%”. Mục tiêu rõ ràng (tăng RevPAR), đo lường được (10%), có thể đạt được (dựa trên điều kiện thị trường và dữ liệu trong quá khứ), phù hợp (phù hợp với chiến lược dài hạn của khách sạn) và có thời hạn (trong năm tới).

Bước 3: Dự báo doanh thu

Dự báo doanh thu khách sạn có thể thực hiện theo tháng, quý và năm. Những dự báo này phải dựa trên dữ liệu lịch sử, xu hướng thị trường và các hoạt động tiếp thị sắp tới hoặc các sự kiện địa phương. 

Bước 4: Phân bổ nguồn lực

Cần phân bổ nguồn lực hợp lý vì trong mùa cao điểm, cần phân bổ nhiều nguồn lực hơn trong khi mùa thấp điểm sẽ cần ít nguồn lực hơn. Ngoài chi phí hoạt động thì cũng cần phân bổ các chi phí khác như tiếp thị, công nghệ…nhằm tăng độ nhận diện khách sạn cũng như tăng số lượng đặt phòng.

Bước 5: Theo dõi và điều chỉnh

Ngân sách đòi hỏi sự theo dõi và điều chỉnh liên tục. Chính vì vậy trong quá trình quản lý cần tiến hành đánh giá tình hình khách sạn thường xuyên để xem xét hiệu quả sử dụng ngân sách so với mục tiêu đã đề ra. Điều này có thể giúp chủ đầu tư linh hoạt thích ứng với sự thay đổi của thị trường. 

Bước 6: Hoàn thiện và triển khai

Ngân sách sau khi hoàn thiện sẽ được phổ biến cho mọi bộ phận để triển khai. Cần đảm bảo rằng ngân sách được chia sẻ giữa các phòng ban hay cá nhân phải minh bạch, đồng thời cần thu thập thêm ý kiến đóng góp của các bộ phận để nâng cao tinh thần làm việc nhóm cũng như thành công chung của khách sạn.

Mẹo lập ngân sách khách sạn hiệu quả

Để lập ngân sách khách sạn hiệu quả, hãy tập trung vào hạng mục có doanh thu cao nhất và phân bổ nhiều nguồn lực hơn vào hạng mục đó. Đối với doanh thu phòng, hãy dự báo tỷ lệ lấp đầy, giá trung bình hằng ngày (ADR) và doanh thu trên mỗi phòng khả dụng (RevPAR) để thông báo cho ngân sách của bạn.

Ước tính doanh thu từ thực phẩm trên mức chi tiêu trung bình của khách hàng. Hãy dự đoán sự thay đổi trong hành vi dùng bữa của khách hàng để điều chỉnh dự báo trong những năm tiếp theo. 

Khi lập ngân sách cho chi phí hoạt động, hãy chia nhỏ chúng thành các mục cụ thể để để có thể ước tính chính xác hơn về chi phí hoạt động dự kiến. Cần tính đến những chi phí phát sinh như sửa chữa, cải tạo…để phân bổ chi phí hợp lý cùng lúc.

Những sai lầm khi lập ngân sách khách sạn

• Sự chủ quan: Sự chủ quan trong việc không tính đến các biến động về nhu cầu, sự thay đổi của thị trường, trường hợp khẩn cấp sẽ ảnh hưởng đến ngân sách nếu không có sự chuẩn bị. Cần xây dựng một quỹ “khẩn cấp” để đảm bảo sự an toàn của ngân sách khi những sự cố này xảy ra. 
• Quá lạc quan: Việc quá lạc quan trong việc lập ngân sách có thể dẫn đến các mục tiêu không thực tế, khiến nhân viên gặp khó khăn để đạt mục tiêu. Hãy dựa vào những dự báo thực tế để tính đến các điều kiện thị trường và hiệu suất trong quá khứ.
• Thiếu linh hoạt: Ngân sách không thể trì trệ vì điều kiện thị trường và nhu cầu liên tục thay đổi. Chính vì vậy, cần phải cập nhật và điều chỉnh ngân sách thường xuyên.

Bằng cách lập ngân sách khách sạn hợp lý, khách sạn sẽ được phát triển tốt hơn trong tương lai đồng thời nhân viên cũng sẽ làm việc hiệu quả hơn. Vạn An Group hy vọng những thông tin trong bài viết trên hữu ích với bạn đọc. Chúng tôi là đơn vị chuyên thiết kế thi công khách sạn, nếu bạn có nhu cầu tư vấn, hãy liên hệ với chúng tôi qua Hotline 0968 675 102 – 0985 385 102 hoặc email: vngroupcenter@gmail.com.