Ngày đăng: 17/04/2024

Bộ phận tiền sảnh (FO) đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động của khách sạn. Đây là nơi đầu tiên mà khách hàng tiếp xúc khi đến với khách sạn, cũng là nơi tạo ấn tượng đầu tiên và ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách hàng trong suốt thời gian lưu trú. Bài viết này, Vạn An Group xin chia sẻ những thông tin về bộ phận FO trong khách sạn và 5 tố chất cần thiết để làm việc hiệu quả tại bộ phận này.

Bộ phận tiền sảnh (Front Office) là gì?

Bộ phận tiền sảnh của khách sạn là trung tâm tiếp đón và phục vụ khách hàng, không chỉ thực hiện thủ tục đăng ký và trả phòng mà còn là điểm liên lạc chính giữa khách hàng và khách sạn. Vai trò của họ không chỉ làm đại diện cho sự chuyên nghiệp và nhiệt tình của khách sạn mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra trải nghiệm tích cực cho khách hàng, đặc biệt là đối với khách “Walk-in” – những khách hàng đến mà không có đặt phòng trước, bộ phận tiền sảnh càng cần phải thể hiện sự linh hoạt và khả năng giải quyết vấn đề nhanh chóng để đáp ứng nhu cầu của họ một cách tốt nhất.

Bộ phận tiền sảnh (Front Office)
Bộ phận tiền sảnh (Front Office)

Công việc của của bộ phận tiền sảnh

Công việc chính của bộ phận tiền sảnh bao gồm:

  • Tiếp đón và đăng ký phòng: Nhân viên tiền sảnh đảm nhận vai trò chào đón khách hàng khi họ đến khách sạn. Họ thu thập thông tin cần thiết từ khách hàng và thực hiện thủ tục đăng ký như cung cấp phòng và cung cấp chìa khóa.
  • Trao đổi thông tin: Bộ phận tiền sảnh là điểm liên lạc chính giữa khách hàng và các bộ phận khác của khách sạn. Họ tiếp nhận cuộc gọi điện thoại từ khách hàng, trả lời câu hỏi và cung cấp thông tin cần thiết.
  • Hỗ trợ khách hàng: Nhân viên tiền sảnh cung cấp hỗ trợ cho khách hàng trong việc đặt dịch vụ bổ sung như đặt bàn tại nhà hàng, đặt tour du lịch, hay yêu cầu dịch vụ phòng.
  • Quản lý thanh toán: Họ thực hiện các giao dịch thanh toán của khách hàng và cung cấp hóa đơn hoặc giấy biên nhận khi khách hàng thanh toán.
  • Quản lý đặt phòng: Bộ phận tiền sảnh thường có trách nhiệm quản lý hệ thống đặt phòng, kiểm tra tính trống trên hệ thống và tiếp nhận đặt phòng từ khách hàng qua điện thoại, email hoặc trực tiếp tại tiền sảnh.

ThS. KTS. Phương Hữu Thơ
Phó Tổng Giám Đốc at Vạn An Group | 0968 675 102 | Website

Kinh nghiệm: 13 năm
ThS. KTS Phương Hữu Thơ là một kiến trúc sư được tôi luyện qua nhiều dự án lớn về thiết kế thi công khách sạn. Hiện tại anh là Thành viên Hội đồng quản trị kiêm Phó Tổng giám đốc của Vạn An Group. Tận tâm, nhiệt huyết, uy tín và tài năng là những giá trị anh lan toả đến với Cán bộ công nhân viên cũng như khách hàng.